FDA认证21CFRPART820:应避免的8个最常见错误,FDA认证483观察结果和警告信的权威性指南

FDA认证21CFRPART820:应避免的8个最常见错误

FDA认证21 CFR PART 820：应避免的8个最常见错误

在 FDA法规和 监管合规与 不合格管理以及 FDA 21 CFR Part 820和 纠正措施预防措施（CAPA）和 设计历史记录文件（DHF）以及 医疗器械质量管理系统（MDQMS）中，假如您是一家医疗设备公司，或者打算在美国市场上销售产品，则应该熟悉FDA的21 CFR Part 820质量体系法规（QSR）。

期望制造商遵循FDA的质量体系法规要求，以管理用于人类的医疗器械的设计，制造，包装，标签，存储，安装和维修。21 CFR Part 820中的要求旨在确保在美国市场上出售的医疗设备的安全性和有效性。

FDA对医疗器械制造商进行定期检查，以确保符合这些法规。该检查过程称为质量体系检查技术（QSIT），它评估公司的内部质量过程，以明确它们是否符合或违反了这些法规要求。假如发现任何违规行为，FDA的检查人员将以483份检查观察和警告信的形式发出罚款。

我们发现，在设备制造商中发生了一些常见的违法行为，这些违法行为会导致代价高昂的错误并助长这些违法行为。我们已经编制了清单21 CFR Part 820的八个最常见的流程，其中存在错误，以及怎样避免在自己的公司中遇到这些陷阱。

以下是在FDA 21 CFR Part 820中遇到的最常见错误：

CAPA程序和21 CFR Part 820.100（a）

投诉处理和CFR Part 820.198（a）

不合格品和CFR Part 820.90（a）

采购控制和CFR Part 820.50

工艺验证和CFR Part 820.75

质量审核和CFR Part 820.22

设备历史记录和CFR Part 820.184

设计验证和CFR Part 820.30（g）

让我们从最常见的问题：CAPA程序开始，逐一研究这些问题以及在它们出现时进行管理的最佳实践。

1、CAPA程序和21 CFR PART 820.100（A）

长期以来，公司一直在通过纠正和预防措施（CAPA）程序挣扎，并一直在挣扎，这是FDA发出警告信和观察信的主要原因。这个基于风险的过程必须大量的监督，第820部分概述了要遵循的许多协议。

假如我们查看该法规的820.100（a）部分，FDA标明，

每个制造商均应建立并维护实施纠正和预防措施的程序。

除了在记录所有CAPA活动以及结果的820.100（b）中发现的后续要求之外，所有要求的七个子部分都必须包含在所有CAPA程序中。无需说，这是QSR的一项棘手的要求，这也许能够解释它怎样在此列表中排名第一。

重要的是要记住，CAPA通常被视为质量体系总体运行状况的决定因素。假如没有按照QSR遵循CAPA程序，那么检查员将很快怀疑其他区域也可能遭受类似的不良质量行为。

发生CAPA不良做法最值得注意的一些特定领域包含：

1.记录所有CAPA活动以及结果后未遵循文档控制（或缺少文档）

2.不遵循为CAPA建立的公司SOP（或能够提供证据证明已遵循程序）

3.根本原因明确不力

4.CAPA的使用不足和/或过度使用

2、投诉处理和CFR PART 820.198（A）

投诉处理是第二常见的领域，在实施21 CFR Part 820时，会给设备制造商带来错误。必须及时记录，评估和调查所有投诉。根据QSR的820.198（a）部分，

每个制造商应维护投诉档案。每个制造商均应建立并维护由正式指定的单位接收，审查和评估投诉的程序。

作为1个行业，我们与改善投诉处理方式有关。这是我们行业的1个领域，在新闻界受到了大多数负面关注。

有纪录片，患者权益团体和网站致力于强调与医疗设备有关的投诉的不当处理，特别是引起人们的关注，即解决问题的能力不足。

假如首先集中管理好投诉，这些新闻故事是否还会成为头条新闻？可能不是。

我最近在行业出版物上阅读了一篇有关发生的不良事件的文章。当公司得知他们的第1个不良事件时，他们没有采取任何行动。几个月后，他们又收到了第二份不良事件报告，其性质与第一份相似。

这两份报告引发了内部调查，但该公司又等了9个月才最终向FDA报告-与要求的内容有极大的出入。

不良事件是医疗设备公司能够应对的最严重事件之一，必须迅速给予关注。21 CFR Part 820规定，不良事件必须在30天内报告给FDA，除非发现这是对患者人群造成严重伤害风险的系统性问题，在这种情况下，报告要求是在发现后的五天内。

3、不合格品和CFR PART 820.90（A）

不合格品的控制是导致设备制造商错误的第三大常见领域。21 CFR Part 820在820.90（a）部分中概述了对制造商不合格产品的期望：

每个制造商应建立和维护程序来控制不符合指定要求的产品。该程序应处理不合格产品的识别，文件记录，评估，隔离和处置。对不符合项的评估应包含明确是否必须调查和通知造成不符合项的人员或组织。评估和任何调查应形成文件。

每个医疗设备都必须随附设备主记录（DMR），我将其称为医疗设备的“配方”。它定义了所有尺寸，规格，资料和制造说明。假如制成品不符合DMR规范，则应将其视为不合格品。

有趣的是，我知道一些公司已尝试进行调整以纠正不符合项，但忽略了那些纠正活动的适当文档。由于没有记录这些关键细节，因此更加难以明确是否存在系统性问题，从而使公司无法找到真正的根本原因。

此处的最佳实践是在设备开发过程中尽早实施文档控件。许多公司只是在设计控制阶段才开始此过程，可是尽早进行能够建立良好的文档控制习惯，这些习惯会影响您的后续工作。这归结为采用强大的质量文化，我们在这里已对该主题进行了更广泛的写作。

4、采购控制和CFR PART 820.50

通常而言，采购是1个广阔的领域，其中还包含在21 CFR Part 820中容易出现错误的第四常见区域：供应商管理。820.50部分中的要求指出，

每个制造商应建立并维护程序，以确保所有购买或以其他方式收到的产品和服务均符合规定的要求。

供应商管理是1个能够使用医疗设备公司增加的尽职调查的领域。公司通常会从第三方供应商那里购买资料，甚至将整个制造过程外包出去。

顾问和第三方承包商能够成为宝贵的资源。可是，对于21 CFR Part 820的合规性和总体质量管理而言，您都必须拥有组织中第三方活动的所有权。

当引入1个新的，独立的参与方来运营时，至关重要的是，您要选择符合条件的供应商，并监督他们的合规性。最重要的是，作为记录的制造商，您有责任-您不能将合规性“外包”给第三方。

我们建议在这种情况下使用供应商调查，这是许多公司在资格认证过程中使用的有用工具。该表格能够为您提供有关供应商，是否经过认证以及他们对质量体系的重视程度的宝贵信息。

花时间仔细评估每个第三方，将使您能够执行21 CFR Part 820，而不会遇到无法预料的质量问题。

5、工艺验证和CFR PART 820.75

过程验证涵盖医疗设备公司内部使用的任何过程，从制造到使用的软件类型。

与此相关的要求可在FDA QSR的820.75部分中找到，并分为两部分。820.75部分的（a）分段规定，

假如过程的结果不能通过后续的检查和测试来完全验证，则应高度明确地验证过程并根据既定程序进行批准。验证活动和结果，包含批准验证的个人的日期和签名，以及在适当情况下验证主要设备的情况，应形成文件。

820.75（b）部分要求，

每个制造商均应建立并维护用于监视和控制经过验证的过程的过程参数的程序，以确保继续满足规定的要求。

这个想法是，您必须能够证明您的过程是可复制的，以便每次都具有相同的预期质量。在实施21 CFR Part 820时，流程验证是第5个最常见的错误。这可能表明公司没有花时间在验证其流程上。他们也可能不明确怎样解释法规。

6、质量审核和CFR PART 820.22

质量审核法规可在质量体系法规指南的820.22部分中找到。

每个制造商应建立质量审核程序并进行审核，以确保质量体系符合既定的质量体系要求并明确质量体系的有效性。

21 CFR Part 820规定，公司应进行内部质量审核，这是许多公司被追赶的地方，该过程名列我们清单的第六位。您必须建立时间表并遵守时间表。审核是评估您的资源，政策和程序的一种方式。它们为您的公司内部的持续改进提供了一种手段。

然而，许多公司仍然将质量审核视为复选框活动-他们进行了动议，但没有从中获得价值。这就是许多人在努力挣扎的地方-这是一种被动的方法，而不是主动的方法。

没有一种适合所有内部审计的方法。每个公司都是独特的，其内部流程也是如此。您决定制定的时间表应反映出所审核过程的重要性，其次应将其记录在您的SOP中。

有些流程可能必须至少每一年进行一次审核，而其他流程可能会受到较少的重视，并且有理由仅每两年进行一次审核。正确调整QMS的大小以管理公司所需的质量审核级别将使您能够以有效，可扩展的方式实施21 CFR Part 820的这一部分。

7、设备历史记录和CFR PART 820.184

820.184部分概述了设备历史记录的要求，这是遵循21 CFR 820部分导致公司错误的第七个最常见的区域。

每个制造商应维护设备历史记录（DHR）。每个制造商应建立并维护程序，以确保维护每个批次，批次或单位的DHR，以证明该设备是根据DMR和本部分的要求制造的。

当设备主记录（DMR）是为您的设备的配方，设备历史记录（DHR）是你遵循的食谱证明。简而言之，要求公司记录其设备制造工作的证明。

对于DHR中所有版本的设备，应该始终有最新且易于访问的记录。从监管角度来看，请记住，假如您是医疗软件公司，则“制造商”一词仍适用于您。

8、设计验证和CFR PART 820.30（G）

公司所面临的主要挑战是正确记录其设计验证活动。因此，它被列为公司经常犯错误的过程。

您会在820.30（g）部分的设计控制规定下找到设计验证：

每个制造商应建立并维护用于验证设备设计的程序。

请记住，验证是产品满足最终用户需求的证据。这代表着要显示正确的客观证据，以证明事实确实如此。在设计验证阶段，您总是能够问自己1个问题：“我设计了正确的设备吗？” 您的回应取决于您是否有效证明您的医疗设备满足用户需求。

这也代表着要有适当的风险管理控制措施，这是公司经常必须改进的另1个领域。假如您想了解更多信息，能够找到我们先前发布的ISO 149715个最常见错误的列表。

预期对21 CFR PART 820的更改：

FDA在2018年宣布计划将其质量体系法规21 CFR Part 820与医疗器械质量体系的国际标准ISO 13485：2016相结合。该机构通过指出其他许多国家遵循ISO 13485：2016 来解释其基本原理，并补充说：“1个全球统一的系统将提供与外国监管机构紧密合作并促进QMS监管融合的机会。”

FDA还指出，对820部分的未来更改将使该法规“更强大”，并更符合ISO 14971风险管理最佳实践。这样，《美国联邦法规》第21卷第820部分将纳入ISO准则并同时变得更加现代化。

预计这些更改将在今年年底进行，但要完全实施可能必须长达5年的时间，而FDA则引用了许多必须首先解决的问题和受影响的领域。

FDA认证483观察结果和警告信的权威性指南

FDA认证483观察结果和警告信的权威性指南

在FDA认证法规和483条观察/警告信以及法规遵从性和FDA认证检查中假如您曾经接受过FDA认证检查，您将想要知道之后该怎么办。并且，假如您是拥有FDA认证申请注册的II类或III类产品的医疗设备公司，则必须做好FDA认证检查的准备。

从技术上讲，FDA认证被要求每两年检查一次所有具有II级或III级产品的公司。

什么叫FDA认证483观察结果？

FDA认证483中的“观察”是对FDA认证认为重要的状况的观察，该状况与公司的设施，设备，过程，控制，产品，员工行为或记录中的观察到的或潜在的问题有关。

根据观察到的情况或事件，“潜在问题”应该有合理的可能性发生。在适当的情况下，只要FDA认证提供的事实（示例）或解释支持或解释FDA认证为何认为FDA认证认为所观察到的状况，实践或程序不充分，则FDA认证483观察结果可能标明不适当的情况。

当您获得FDA认证483s时，您必须在15个工作日内做出回应。

以下内容描述了您对FDA认证的回复方式和内容。

无论您提供483响应和/或警告信响应，这些细节均适用。

知道谁在审查您在FDA认证的回应

重要的是要预见并留心FDA认证的谁将阅读您的483反应。FDA认证检查员和FDA认证地区办公室只是483响应审查的第1步。

FDA认证总部的官员将对483的答复进行最终审查。这是最终的听众，必须确信回应和拟议的行动是否足够。

为了具有说服力，您的483答复必须包含与每次观察相关的清晰，事实，依据充分的事件，系统，程序和数据的描述。

FDA认证审查员对您的回应有何期待

FDA认证对您的回应的审查者想了解为何您的产品要经过483条观察后仍在市场上，并且仍然安全有效。

您必须考虑483个观察结果所涉及的问题是否对所探讨产品的安全性（或有效性）产生不利影响。

假如发现任何此类影响，则483响应应立即告知FDA认证对产品的影响。

假如该评估尚未完成，则483响应应说明何时完成该评估。483响应应尽可能评估受影响产品的完整性：

1.留在市场上

2.在先前提交的申请中构成批提交

3.用于验证工作

您应该确保483（或警告信）回复能够响应FDA认证的观察结果，易于遵循，并且毫无疑问与FDA认证审阅者一起解决问题的方式和方法。

每个回应都必须解决意见中提出的中心问题，并提供事实客观的证据，以进行评估并有助于理解回应。回答观察所需的所有信息都能够包含在叙述性演示中，易于理解，并且能够使您以使公司处于最佳状态的方式来构造答案。

假如您对483的观测结果提出异议，并以事实客观的证据支持这一观点，那么您的483响应就应该指出这一点。无论您对观察结果有何结论，答复都不应简单地忽视FDA认证的主张。您的回答应提供必要的事实和解释，以解释为何观察结果不完全准确。

您应该始终以事实和数据来支持您的主张和对483个观察结果的回应。避免使用无根据，无法解释的断言，由于它们对FDA认证的响应分析没有任何价值。

您的483响应的质量和完整性非常重要。假如FDA认证审评人员不在场，或者您的回复没有得到适当支持，则FDA认证会将您的问题升级为警告信，这是很麻烦的。

明确行动计划

定义每个FDA认证观察通用标题和特定示例将要或将要完成的操作的列表。

以下是将对FDA认证观察结果做出响应的典型行动示例。明确什么项目适用和适当。

1.评估产品影响（即问题对产品的影响）

2.从市场上删除产品

3.将产品保留在库存中

4.向相关人员提供程序

5.进行培训并提供证据

6.进行内部审核和差距分析并采取行动

7.考虑聘请第三方专家-以前曾经历过此事的人

8.展开纠正和预防措施（CAPA）并进行根本原因分析

9.提供文件和/或记录的副本

10.执行测试方法验证

11.进行过程验证

12.完整的计算机系统验证

回应的结构

以易于理解和浏览的方式向FDA认证提供信息。指导审稿人。

1.申请书

2.回应主体

3.附件清单

4.成绩表

5.求职信

明确谁将是主要联络人并签署您的回信。签字人通常是现场最负责的人。

您的求职信应标明并定义：

1.发出信函的原因，并定义信函中稍后使用的任何术语

2.探讨管理层（负责执行责任）解决FDA认证483s和/或警告信所明确的问题的承诺

3.解决与管理职责有关的任何问题

4.假如发现发现系统性缺陷或产品健康风险问题，请与FDA认证举行会议

5.找出任何意见分歧

6.介绍附录，并对下1个更新响应做出承诺

（可选）已完成任务的项目符号列表

（可选）下个月重点的项目符号列表

7.将求职信和回复指定为机密信息，不受信息自由法（FOIA）的约束

8.定义计划的响应时间表（即每月一次或每6周一次）。

关闭联络方式

回应内容的使用-附录1

附录1的名称应具有描述性，例如：“附录1-<Month><day>，<year>对<Month><day>，<year>FDA认证483的回复。”

起始段落应说明您正在提供公司已采取并将根据本附录中的FDA认证483意见采取的完整和计划的措施。

提供有关FDA认证483观察结果的布局和公司答复的说明。它还应介绍其他附录并解释它们将包含什么信息。

在附录1的文本中，在回答前逐字列出每个FDA认证483观察词。确保首先响应通常性陈述，其次响应特定示例。

您应该考虑在通常声明之后立即插入回复，并作为附件提供支持回复的证据。其次，对观察的响应应继续到观察者提供具体示例的观察部分。在FDA认证的示例下，答复应包含您对观察发现部分的答复。

整个答复的目的是证明您正在认真对待观察结果，并且您的公司正在及时采取必要的措施来纠正问题。

最好的做法是将已完成的动作与计划的动作分开。这使FDA认证审查员被说服正在采取行动，并且公司内部正在采取行动解决FDA认证检查中发现的问题。

灵活使用“响应”部分。它能够留为空白，用于使读者参考附录3或响应的其他部分，或者用于解释可能削弱FDA认证483观察结果的支持事实。

在“已完成”和“已计划”部分中，输入操作或承诺。假如没有“完成”的操作，则删除表的该行。同样，假如没有“计划的”操作，则删除表的该行。

即使FDA认证的政策是不应该重复观察，可是在多个FDA认证483观察中将同一事件或事实集列为示例是非常普遍的。

尽管如此，您应该避免重复您的回答，而应该简单地向读者介绍在探讨相关操作（已完成或计划的）以前的回答。

FDA认证的政策是，观察结果应按重要性顺序排列（从最极端到最不极端）。FDA认证研究人员认为，一节中较早的观察结果比其后的观察结果更为重要。请牢记这一点，计划迅速完成操作，并根据此优先级分配完成日期。

最后，您应确认响应包含以下元素：

1.对基本问题的系统更正。

2.具体示例的纠正措施。

3.采取步骤识别，检查和纠正FDA认证未明确发现的同一类型问题的任何其他示例。

4.影响已生产产品的任何措施。假如没有影响，请说明怎样明确。

5.为确保合规性而采取的任何临时性更正或措施，直到能够进行永久性更正为止。

6.更正的时间表。切合实际并制定时间表以显示紧急性。

附件（文件或记录），表明已采取或报告完成的任何措施均已实际实施。这可能包含更新程序的副本，所收集数据的副本，报告或摘要报告等。应选择文件量，以便向FDA认证提供必要的最少信息，以证明该措施已得到实施，同时还向FDA认证提供FDA认证将会看到什么。

假如您不同意观察，请提供客观证据以向FDA认证证明研究人员是不正确的。

提供FDA认证希望在附录2-附件清单中看到的内容

对于附录2-附件列表，使用包含附件编号以及标题或描述的表格格式。提供FDA认证审查员希望看到的证据。这些证据包含程序，培训记录，规程，报告，备忘录等。

无论FDA认证调查部门人员怎么说，当公司未提供支持公司行为的文件时，FDA认证在警告信中都至关重要。

附件列表的示例如下：

负责整理回复的人员应确认此列表中的附件编号与“附录1-回复正文”中的编号一致；表中的标题/说明与响应中将发出的实际附件匹配；其次将页数输入到表格中。

在附录3-表中显示您所做的事情

对于附录3-行动/成就表，使用包含每个FDA认证483观察值（或警告信观察）的编号以及已完成和计划中的行动的简短描述的表。

当您每个月/每个季度向FDA认证提供更新的响应时，此附录应包含已完成的全部操作。它是提醒FDA认证已完成的一系列操作的有用工具，它为主持后续检查的现场人员提供了历史记录。

使用此表可捕获上述“制作动作列表”中所述的动作列表。下面是1个行动/成就表的例子。

在计划的行动中，说出日期，其次行动，“将在<月，日，年>进行培训”或“在<月，日，年>，CAPA****将关闭。”

我建议指派主题专家来完成分配给他们的项目的此表。负责产品或过程的经理应确认已完成和计划的操作在表中详细说明了事实是否正确。

483观察与警告信及应对方法

1.无论您要响应483个观察结果还是警告字母观察结果，上述所有步骤均适用。

2.请理解，假如收到483个观察值，则可能会或可能不会收到警告信。

3.当您获得483个观测值时，请认真对待。并适当地响应483s。请在15个工作日内执行此操作，并走上减轻和纠正已发现问题的必要途径。

4.您确实会收到警告信，但很有可能FDA认证警告信中引用的项目与483s不会一一对应。

5.组织并协调483条警告信的意见，相应地安排您的回复。

6.与FDA认证就483个观察结果和/或警告信问题进行沟通时，请遵循上述格式。提供频繁的更新，直到问题解决。

7.并且，假如您告知FDA认证，您将在特定日期以前提供更新或完成项目，请确保您在指定的日期以前完成。

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