谈谈ISO9000审核纪录,谈谈ISO9000审核证据的误区

谈谈ISO9000审核纪录

谈谈ISO9000审核纪录

ISO9000审核记录是收集审核证据并形成审核发现全过程的文字记载.审核记录是审核案卷中最重要的一部分,它是ISO9000认证公司作出认证决定的依据.必须时(如申请处理、验证审核证据),ISO9000审核记录能够为追溯提供事实凭证,也能够为下次审核方案的策划提供参考,使ISO9000审核的连续性得到保证.

为使ISO9000审核记录满足以上要求,审核记录应包含足够的细节,使它能反映受审核方ISO9000质量管理体系的运行情况,判断认证标准中的各项要求是否得到有效实施.记录中应记有每个符合的ISO9000审核发现以及支持的证据和每个不符合的审核发现以及支持的证据,用以支持认证决定的判断.

为此,ISO9000审核员在审核过程中应准确地、公正地、简洁而又清晰地记下所收集到的各种证据,使记录真实可靠.这是ISO9000审核员的重要职责,也是认证行业对审核员的职业要求.熟练地作好记录也是审核员的一种职业技能.ISO9000审核记录的好与坏,是衡量审核员水平的重要标志.作不好审核记录的审核员,由于他不能如实记录收集的证据,不能提供符合要求的、可信的审核报告,得不出可靠的审核结果,因此不能圆满完成审核任务.因此,每个审核员从当ISO9000审核员第一天起,就应重视作好ISO9000审核记录,并应不断努力提高自己的审核记录水平.那种不重视审核记录的质量,在考核审核员时,不把审核记录水平作为重要考核内容等种种轻视审核记录的做法,都是不利于提高审核水平的.

在审核资料的评审过程中会发现,目前有少数审核记录由于审核水平、专业水平、语文水平.文字书写水平等诸多原因,明显地不能满足要求.这种情况,应引起认证界的足够重视.

分析ISO9000审核记录中存在的问题,表现是多种多样的,无法—一表述,但其中有共性的主要问题可归纳为如下几个方面.

一、记录内容偏离标准条款要求

ISO9000审核记录的内容应当是被审核的标准条款要求取证的内容,可是有时发现记录内容与审核条款要求有明显偏离,其原因常常是ISO9000审核员对标准条款的理解有偏离.

例如:过程的监视和测量以(8.2.3)的审核记录,记录的是产品生产过程中产品过程检测的内容,明显表明审核员对标准的理解错误,混淆了过程的监视和测量(8.2.3)和产品的监视和测量(8.2.4)两条款的区别.

又如:产品实现的策划(7.1)条款的审核记录中,只记有“生产任务是按合同由生产科按月下达等,而没有明确回答标准要求的四项策划要求,看不出是否进行了策划,更看不出策划是否满足标准要求.标准规定8.2.2和8.2.4条款的实施是根据7.1条款“产品实现的策划结果进行的,7.1条款运行不到位,8.2.3和8.2.4条款的审核也缺少依据,造成重要的审核内容落空.

再如:生产和服务提供的控制(7.5.1)的审核记录,只简单地绘了1个生产流程图,而无条款要求的六项内容.1个流程图不能表明生产过程是否在受控状态下进行,不能表明工艺文件是否齐全,设备是否完好,生产过程中的监视和测量是否正常进行等各方面的情况.

上述记录无法为认证决定提供依据,是不符合要求的.

二、记录有事实无判断

收集ISO9000审核证据后,应对照审核准则进行评价、判断,得出是否符合标准要求的结论.有的审核记录尽管记有大量事实,但对事实是否符合标准要求却无判断,无结论.

例如:监视和测量装置的控制(7.6)的审核,记录中有抽查计量器具台帐的情况,检查计量仪器周期检定的情况,还记有多种仪器的名称、数量等,但没有这些计量仪器的种类和精度是否能满足产品检验要求的记载.这就造成7.6的审核结果是否满足标准要求无依据.

又如,对过程设备的审核,尽管记录了大量的设备台帐、设备维修年度计划、月度计划、维修记录等情况,但这些生产设备的设置,以及它们的生产能力、加工精度是否能满足产品的必须,记录中没有记载.这就使63b)的审核不能满足要求,企业的设备管理是否达到标准要求无结论.

三、记录有判断但无事实

常看到有的记录中有明确的“符合要求的结论,但无事实依据.

例如:ISO9000管理评审(5.6)的审核,记录内容是“管理评审内容符合要求,详见企业管理评审记录.这种记录无法作为认证决定的依据.由于看不到管理评审的输人输出内容,无法判断管理评审是否符合标准要求.“详见管理评审记录这种话更是让人无奈,管理评审记录在受审核方,怎么去“详见

又如,产品的监视和测量(8.2.4)的审核,记录内容是“查阅了出厂检验记录,产品符合要求.产品符合什么要求,出厂检验标准是什么,检验了多少项目,检验的数据怎样,检验报告是否有产品检验员签字,检验员是否有出厂检验的资格等都必须有清楚的记载,没有这些记录,无法判定产品的监视和测量是否符合标准的要求.

四、记录中复印件过多

在ISO9000审核过程中,收集到的审核证据有时抄写很不方便,复印后作为记录的附件是能够的.但有的审核记录中附有大量复印件,甚至复印件页数大大超过手写记录的页数.

复印件是一种事实原件,复印件本身不能表明是否符合标准要求,不加解释不加引用说明的复印件是不能作为审核证据的.如审核中复印了不少产品出厂检验报告,但报告中仅有检测结果,无出厂标准值.这种报告不能作为产品出厂合格的证据,必须同时附有出厂检验标准才能给出判断.

有的ISO9000审核员还收集了本不应收集的复印件.例如:把企业获得CCC认证证书的检验报告(有的十几页、几十页,多的可达上百页)全部复印后附在审核记录中,这是很不合适的.质量管理体系认证只检验企业是否有CCC证书就够了,至于企业怎样获得CCC证书,不是质量管理体系认证的检查范围.

五、字迹潦草;不负责任

ISO9000审核记录不是为审核员自己个人留用的记录,它是存档给别人看的Q审核时边审边记,这要求记录快一些,字迹有些潦草也是能够理解的.可是有的记录,字迹不是通常的潦草,而是龙飞凤舞,有时几个人一起‘研究都看不懂,无法辨认.这种看不懂的记录起不到记录的作用,无法作为认证决定的依据.有的审核员对别人看不懂自己的记录不认为然.他们认为别人看不懂记录,是别人的问题,而不是自己的问题,这是一种对审核记录不负责任的态度.更有甚者,个别审核员有意用潦草无法辨认的“天书来掩盖记录中的问题,免除评审中的检查,这种态度就更不好了.

六.缺少实际内容的记录

有极个别的审核记录无具体内容,这种记录从头到尾都看不出受审核方生产的是什么产品,看不出受审核方的生产过程是什么,看不到认证范围中描述内容的实际过程情况.如7if的审核记录、8.4的审核记录都笼统记录成产品生产、产品检验等,无产品名称、无检验标准、无检验记录.这种记录无法作为认证决定的依据,是无用的记录.

分析上述六个方面的问题,其原因主要是:

1.审核员不熟悉标准各条款的要求,在现场审核过程中不会正确取证,造成记录内容偏离标准;

2.审核员专业知识不足,记录中有意无意回避实际专业内容,造成记录中有关专业内容笼统、空洞,提供不出证据;

3.ISO9000审核员语言表达能力、文字书写能力差,文句不通、词不达意、轻重不分、主次不明,因而不能清晰、准确地记录取证的过程及结果;

4.工作不负责任、敷衍了事,审核不公正、不严格,致使记录马虎草率.

出现上述四方面原因不是偶然的,与目前的ISO9000审核员管理规范有一定关系.

1.审核员的申请注册考核只偏重标准条款的内容,而对申请申请注册人的语文水平、文字水平不考核. ISO9000审核员的录用单位也只审查审核员的申请注册资格,对语言表达能力.文字书写能力不考核,这就造成以记录为主要工作手段的行业,把关无门,放任自流,使得少数语文水平、书写水平明显不满足要求的人员进人了审核员的队伍.

2.审核员对标准的学习偏重于条款的文字解释,而对怎样以标准条款进行审核取证的能力缺乏培训及考核.这造成少数审核员只熟悉条款内容而不熟悉怎样取证.

3.由于少数审核员专业知识明显不足,审核员的专业资格与其实际专业知识水平相差较大,造成审核过程中专业内容的记录粗糙、淡化、浅薄甚至错误.

4.未将记录水平列入审核员业绩考核的重要方面.记录好坏,对审核员的工作开展及晋升无明显影响,因此少数审核员忽视审核记录,不重视提高记录水平,敷衍了事,错误百出,屡错不改,并不认为然.

为了提高ISO9000认证审核的可信性,提高审核的可靠性,ISO9000认证界应十分关注审核记录的质量,认证界应形成一种自上而下普遍重视记录水平,认真作好记录的优良行业作风,形成并保持认真记录的良好传统.在ISO9000审核员申请注册、录用、考核、培训等管理规范的各个环节,应确保审核员有符合要求的记录能力,这是认证界必须具备的行业技能,我们应为此而不懈努力.

谈谈ISO9000审核证据的误区

谈谈“ISO9000审核证据的误区

当前,在以ISO9000为代表的管理体系认证的实施过程中,相当程度地存在表面化、形式化、教条化问题,这不仅削弱了管理体系标准在组织管理中应发挥的作用,也影响了社会和组织对认证的认知程度和认证的声誉.造成这一问题的原因是多方面的,其中之一是:相当一部分审核人员对ISO9000审核证据的认识陷人了误区,使得贯标组织不得不大量做表面文章.

ISO9001:2000和ISO19011:2000标准指出,审核证据是“与ISO9000审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息,但在许多ISO9000审核员的认识中,ISO9000记录变成了审核证据的代名词,甚至一些不能被证实的记录也被扩大为审核证据.

早些年的ISO9000认证行业有这样一句话:写我所做、做我所写、记我所做.目前,这种说法已经落后,甚至是错误的,说白了就是要求组织用文字规定并记载自己的管理活动.假如只是把自己的做法写下来,形成所谓文件规定,再按‘文件规定做,这对组织的管理有多大意义?假如做的都要记下来,那么组织要花多少精力在这样的“记录上,ISO9000认证岂不变成了文字游戏?

导致ISO9000审核员把记录当成惟一审核证据的另1个原因是:许多人总认为“白纸黑字比较可靠,而口说当然无凭.记录的优点是一目了然,获取这样的审核证据对审核员来讲相对容易.相比之下,ISO19011:2002标准指出的收集信息方法,如面谈(可获取事实陈述),必须审核员有清晰的逻辑思维,如对活动的观察(可获取其他信息),必须审核员有敏锐的专业眼光,但这恰恰是许多审核员最为欠缺的.

笔者见过许多ISO9000审核员出具的ISO9000不符合项报告,多数写道,“提供不出做了某项工作的证据(受审核方没有提供审核员希望的记录).出具这类报告的ISO9000审核员没有明确自己究竟必须什么样的“审核证据.确实,受审核方有按照审核员的求证要求提供审核证据的责任,但许多审核员却把这项属于自己的责任强加给受审核方,要其主动举证证实自己做了某项工作.

尽管一些ISO9000体系认证标准要求组织“应建立并保持记录,以提供符合要求和ISO9000质量管理体系有效运行的证据(ISO9000:2000标准xx条),“组织应保存记录,在对其体系及自身适宜时,用于证明符合本标准的要求,但从ISO9000标准要求的角度看,这些必须保持的记录仅限于标准条款中所要求的那些方面.笔者认为,这些标准要求的记录总体上偏重于检查和处置活动中有关信息的记录,希望藉此便干外界了解组织发现改进机会和实施改进的状况.通常,组织会保持某些必须的记录,法律法规(包含其他组织必须遵守的要求)也可能会提出一些保持记录的要求.因此,审核员不应要求受审核方提供超出上述范畴的记录,否则只能驱使组织为迎合ISO9000审核员的“口味’而把记录的种类和数量不断膨胀,最终走到“凡事要留下痕迹的极端.