SEARS采购准则指南附录A(政策介绍)

SEARS采购准则指南 附录A

文件记录保存补充指导原则

以下黑体字部分为文件记录保存的最少规定。除此之外，所有工厂必须遵守有关公告及文件记录保存的具体法律规定。下文列出的其它条款为参考建议或某些“模范”工厂采用的作法。

人事档案：

? 所有工厂必须保存每位员工的人事档案。

? 人事档案必须包含工厂所在国适用的年龄证明文件的复本（如身份证、护照、旅行文件、社会保险卡等）。

? 人事档案中包含由工人签名认同的录用日期证明文件。

? 法律规定的工作合同，其中包含工人和工厂的签名。

? 由工人填写的应聘申请表，其中包含地址、联络方法、推荐人、工作经历及教育程度等基本内容。

? 工人于近期拍摄的照片。

? 书面的纪律处分文件，其中包含工人的签名。

? 员工身份证号码。

考勤卡：

? 所有工厂必须使用考勤卡或电子条码卡系统准确记录每位工人的实际工作时间。考勤卡必须记录工人的上下班时间。

? 工厂可使用出勤表代替考勤卡，并在出勤表中记录工人每天的上下班时间、午餐休息时间、加班时间及休息日安排。出勤表应由工人签名认同记录的准确性，工厂必须保存完整的出勤表记录。

? 考勤卡、条码卡和出勤表记录应至少保存1年。某些国家要求工厂保存这些记录的期限超过1年。

? 除此之外，Sears公司建议所有工厂在工人的考勤卡中记录工人的就餐时间。

薪水表：

? 所有工厂必须保存薪水表，以证明工厂向每位工人支付了应付的小时薪水、每日薪水、每月薪水或计件薪水。

? 薪水表必须包含正常工作时间、根据产品件数或工作时间计算的薪水总额、奖金、补贴、代扣款及实得薪水等内容。

? 工厂必须保存计件薪水等相关文件，以证实薪水表记录的准确性。

? 薪水表必须至少保存1年时间。某些国家要求工厂保留薪水表的期限超过1年。

? 工厂在薪水表中记录节假日时间、最高奖金额、计件工作的加班薪水、贷款及代扣款等内容。

? 员工签名认同薪水表记录的内容，并标明收到工厂支付的实得薪水。

薪水单：

? 工厂在发放薪水时必须向所有工人提供薪水单，薪水单必须明确记录工人的正常工作时间、加班时间、计件薪水、薪水总额、代扣款及实得薪水。

? 员工必须在工厂保存的薪水单复本上签名，以标明认可薪水单的各项内容并确认收到工厂支付的实得薪水。

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