物流公司ISO9001认证体系合同评审控制程序,物流公司ISO9001认证体系记录控制程序

物流公司ISO9001认证体系合同评审控制程序

物流公司ISO9001认证体系合同评审控制程序

物流公司ISO9001认证体系合同评审控制程序

1、目的

为确保合同履行的顺当性，保证满足顾客及合同中所规定的各种要求，在正式合同签订以前，对每份标书、合同进行评审。

2、范围

本程序适用于顾客要求的识别、本公司承运的合同、口头订单、协议的评审及与顾客的沟通。

3、职责

3.1管理层负责合同评审工作。

3.2业务部负责识别顾客的要求与期望，组织货运合同的评审、合同签订、合同修订、合同管理工作。

3.3顾客的要求与期望调查，对合同进行评审，并负责对顾客信息的收集并与他们进行沟通；

3.4各部门相关人员合同评审。

4、程序

4.1顾客必须的识别

业务部负责识别顾客对服务的需求与期望，根据顾客规定的订货要求，组织合同评审；根据顾客的要求，组织合同评审。

4.1.1　顾客明示的服务要求，包含服务质量要求、交付、支持服务（如运输、保管、送货上门等）和价格方面的要求；

4.1.2　顾客没有明确要求，但预期或规定的用途所要求。

4.1.3　顾客没有规定，但国家强制性标准及法律规定的要求。

4.1.4　本公司的附加要求。

4.2对产品要求的评审

在接受合同或定单以前业务部独自或组织相关部门对产品要求进行确认。

4.3合同评审内容

4.3.1　每份标书、口头订单、协议、合同都应按《合同评审/汇签单》中所要求的内容进行评审。

4.3.2　评审时按合同条款要求进行，内容包含性能、价格、安全性、付款方式、运输、服务等，是否合理可行。

4.3.3　合同中是否已明确并被合同双方所理解的条款，并能够正确实施。

4.3.4　本公司是否具备履行合同要求的能力。

4.3.5　合同要求与产品不符时，是否已协调，并能得到圆满解决。

4.3.6　合同条款是否有特殊要求。

4.3.7　合同是否符合《中华人民共和国合同法》有关规定。

4.2合同评审类型（A类、B类、C类）

　A类合同：通常需（用户）无特殊要求，大顾客、大批存量的合同，采用汇签方式。

　B类合同：根据合同的内容进行综合性评价，对合同金额、标的额超过50万元对长途配货需综合协调及用户对产品有特殊要求的合同、标书。

　C类合同：顾客委托、经过双方确认的口头定单，如市内配货。

4.3评审方式

4.3.1　A类合同汇签

a.A类合同汇签可按《合同评审/汇签单》中要求各部门主管领导汇签。　

b.合同汇签结果，由业务部负责填写，并归档保存。

4.3.2　B类合同评审（以会议形式）

a. B类合同评审由经理主持，由业务部、财务部、操作部、合同专管员一同参加评审。

b.按合同签订内容严格审查，对有特殊要求、风险大、文字表述不清的内容作重点评审。

c.评审结果由总经理做出结论，所有参加评审人员在《合同评审/汇签单》上签字。

d.按合同评审做出结论，由授权委托人对合同初稿进行修改，修改后再进行评审签订正式合同。

e.未进行汇签、评审的合同，不准盖章生效（或签订正式合同文本）。

4.3.3　C类合同评审

　C类合同评审由业务部部长或授权委托人进行评审，在顾客提供的图纸或要求上签字同意，既完成合同评审。

4.4正式合同签订后，由财务部存档。

4.5合同的修订

4.5.1　合同签订后，由于顾客或本公司特殊原因难以按原合同内容完成时应由业务部积极与对方沟通情况，变更合同内容，形成书面协议，通知有关部门对修订内容进行评审。

4.5.2　修改合同的有关信息，由业务部以《合同修订信息传递记录表》形式传递到有关部门。

4.6合同的管理

业务部建立《合同台帐》。未经总经理批准，不得转借合同，或透露其中的秘密。

4.7保存合同评审记录

　业务部建立《合同台帐》，保存《合同评审/汇签单》、《合同修订信息传递记录表》。

4.8与顾客的沟通　

4.8.1　在受现－仓储－运输过程中，业务部负责回答顾客的咨询。

4.8.2　业务部根据必须将合同的执行情况随合同进展业务部反馈给顾客，回答顾客

询问，要与顾客协调一致。

4.8.3　货物交付后，业务部要搜集顾客的反馈信息，妥善处理顾客投诉，以取得顾客持续满意。

5　相关文件

5.1《中华人民共和国合同法》

6　记录

6.1合同评审单YF-QP-007－01

6.2合同台帐 YF-QP-007－02

物流公司ISO9001认证体系记录控制程序

物流公司ISO9001认证体系记录控制程序

物流公司ISO9001认证体系记录控制程序

1.0目的:

为了确保质量记录的有效管理，控制质量记录的标识、收集、编目、归档、储存、处置，为采取纠正预防和改进措施提供信息。

2.0范围：适用所有同质量体系相关的记录。

3.0权责：

3.1管理者代表监督本程序执行。

3.2行政部负责编制和维护《质量记录一览表》。

3.3各相关部门负责相关记录的收集、归档、储存和保管。

4.0定义：（略）

5.0程序：

5.1质量记录的设计：

记录的设计要求系统性、可操作性、可检查性、可追溯性、可见证性，栏目明确，格式标准便于填写。

5.2质量记录表格的控制：

5.2.1行政部负责编制和维护《质量记录一览表》，并负责发放、回收质量记录表格。

5.2.2质量记录表格格式更改，依据《文件控制程序》执行。《质量记录一览表》说明主管部门、记录名称、记录编号、保存期限等信息。

5.2.3 当需增编新的质量记录表格时，申请部门通知行政部编写，并经管理者代表审核总经理批准，新表格是否充分适合实际必须，如充分适合实际必须行政部将在《质量记录一览表》进行登记归档。

5.3记录存档、保存与销毁：

5.3.1所有记录由行政部登记在《质量记录一览表》中。

5.3.2由各责任部门设专人负责本部门使用记录的存档，标识及保管。

5.3.3存档形式：可视必须采用纸、硬盘、软盘等。

5.3.4记录要提供相宜的环境保存，注意防火、防潮、防损、防遗失。

5.3.5保存期：如合同或有关法律法规有规定的按规定执行，其它记录由行政部根据其重要性分级明确保存期并登录《质量记录一览表》。

5.3.6质量记录保存期限按《质量记录一览表》执行，对超过保存期的质量记录，或因特殊情况需销毁时，各部门按照《文件控制程序》的5.6.1文件销毁程序进行销毁。

5.3.7行政部每3个月要检查一次各部门质量记录的使用和管理情况。

5.3.8上述记录除内审报告及管理评审报告须至少保存3年外，其他记录须保存2年以上。

5.4质量记录的填写：

5.4.1认真填写质量记录，确保质量记录内容的真实性、完整性、准确性。

5.4.2字迹应工整清晰。

5.4.3不得涂改，如因某种原因不能填写的项目应能说明理由，并将该项用单杠划去，不容许空格。如因笔误或计算错误需修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖更改人印章或签上更改人姓名及日期。

5.4.4须用钢笔或签字笔填写，不得用铅笔或红笔及圆珠笔填写。

5.5质量记录收集、标识、归档：各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号和日期、页码的连续，便于查阅。

6.0参考文件：

6.1《文件控制程序》

7.0表单

《质量记录一览表》 YF-QP-002-01