OHSMS记录的编制与要求,OHSMS内部审核的基本要求

OHSMS记录的编制与要求

OHSMS记录的编制与要求

0HSMS记录的设计应与编制程序文件和作业文件同步进行，以使0HSMS记录与程序文件和管理作业文件协调一致、接口清楚。

1．编制记录总体要求的文件

根据标准、手册和呈现文件的要求，应对体系中所需记录进行统一规划，同时对表格的标记、编目、表式、表名内容、审批程序以及记录要求做出统一的规定。

2．表格设计

在编制程序文件与作业文件的同时，分别制定与各程序相适应的记录表格。必要时可附在程序文件和作业文件的后面。

3．校审和批准

汇总所有记录表格，组织有关部门进行校审。校审的重点，应从体系的整体性出发，重点是各表格间的内在联络和协调性、表格的统一性和内容的完整性。校审并作相应修改后报主管领导批准。

4．汇编成册

将所有表式统一编号，汇编成册发布执行，必要时，对某些较复杂的记录表式要规定填写说明。

5．要求

①应建立并保持有关OHSMS记录的标识、收集、编目、查阅、归档、储存、保管、收回和处理的文件化程序。

②记录应在适宜的环境中储存，以防损坏并防止丢失，保管方式应便于查询，应制定相关方查阅和索取所需记录的有关规定。

③应明确记录所采用的方式(如文字填写、缩微胶卷、磁盘或其他媒介)。

④按规定表式填写或输入记录，做到记录内容准确、填写(输入)及时、字迹清楚、整齐。

⑤应根据必须规定记录的保存期限，通常应遵循的原则是：有永久保存价值的记录应整理成档案，长期保管；合同要求时，应征得相关方的同意或由相关方明确。

⑥应规定对过期或作废记录的处理办法。

OHSMS内部审核的基本要求

OHSMS内部审核的基本要求

由于内部审核自身工作环境的限制，内审员在实施审核过程中，某些方面会有一定的局限性。为了保证内部审核的效果和质量，企业在开展内部审核工作以前必须做好全员、全面的发动工作。良好的开端和组织管理是内审成功的必要条件。通常有以下基本要求：

1.最高管理层重视，主管部门得力

由于内审的特殊性，因此内审成功的关键是领导重视。而领导对内审工作的重视主要表现在最高管理层中认真研究怎样建立内部审核的组织机构、人员与资源的配置，以及职责、权利的明确，其中重要的是管理者代表和审核组长的组织与协调管理能力。

管理者代表是内部审核工作的具体领导者，他应通过一职能部门 ( 如安技部门或企管部门 ) 建立内部审核的组织机构和工作程序来组织实施审核，同时向最高管理者及时报告体系运作情况。内审是一项长期、正规的工作，必须有1个常设机构来负责进行，而不能有1个临时组成的机构来从事此项工作。

2.正确指导，密切配合

用人单位为通过第二方、第三方审核，进行内部审核是必需的，但应明确内审的重点不仅是为了顺当通过外审，拿到一张申请注册证书或1个合同，其重点是为了推动企业 OHS 管理体系的改进，提高自身的管理水平，练好内功，提高市场竞争力。仅有在这种思想指导下，才能做好内审工作，收到良好的内审绩效。

OHSMS 内部审核不仅应有1个专门部门负责组织实施，更因内审工作涉及到体系内各个部门，因此必须各个部门密切配合，尤其是各个受审核部门的负责人应从思想上高度重视、行动上密切配合，与内审组一道做好内审工作。

3.培训人员，组建队伍

内部审核必须一批合格、称职的审核员，因此，用人单位要在系统内选择一些懂业务技术、了解 OHS 管理知识、有一定学历和工作经验，有较强的语言表达能力和组织能力、为人正直的人员，参加内审员培训班，使之成为申请注册内部审核员。

为保持审核人员的相对独立性的公正性，选派人员时应从多个部门中选派，以防止出现自己部门的人员审核本部门；

4.建立并保持一套正规的内审程序

内部审核必须有一套正规的做法，为此，管理者代表应组织有关部门建立并保持内部体系审核程序并使之文件化，内容至少包含：目的、范围、引用标准、定义、职责、审核的基本步骤、审核的方法和要求、审核分析和记录、审核报告的处理、纠正措施的实施及验证。

5.做好计划，抓住核心

根据程序规定和具体情况，制定年度审核计划和审核实施计划。每一年至少应把所有要素和部门审核 l—2 次。用人单位最高管理者应提供内部审核所需的各种资源，包含人员、设备、经费、时间等，以实现审核工作目标。对人员的配备更需经最高管理者的任命和授权。

在开展内部审核时，既要参照标准，把握审核工作的实际和各项基本要求，更要创造性地去实践，在实践中找出更有效的办法。内部审核的核心是通过对各部门 OHS 活动、程序等的检查，评价体系的符合性和持续有效性，确认方针和目标的有效实施情况。

6.举一反三，纠正不足

对内部审核发现的隐患、不符合，各个部门要采取举一反三的纠正措施，在纠正过程中，不但要针对本部门存在的不足采取相应的纠正措施，并且要根据其它部门存在的问题检查本部门是否存在类似问题，并采取相应措施予以预防。