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怎样有效开具和关闭ISO9001认证审核不符合报告
怎样有效开具和关闭ISO9001认证审核不符合报告
怎样有效开具和关闭ISO9001认证审核不符合报告
任何一种管理体系审核所关注的焦点，均为明确管理体系是否已建立，是否正在有效实施并始终得以保持O因此，管理体系审核的重点应是验证符合性，而不是开具不符合报告。审核员应以积极的态度找寻符合的事实而不是过失。可是，当审核证据明确存在不符合时，正确地描述不符合就很重要。按照ISO9001标准3.6.2条款给出的定义，不符合是“未满足要求”。一份好的不符合报告应包含三部分内容：
支持审核发现的审核证据； 查到的不符合所对应的要求； 不符合的陈述。以上各点都很重要，但审核实践中应首先明确并形成文件的是第一部分，即审核证据。一名合格的审核员应对可能潜在的不符合的情况进行观察和判断。有能力的审核员会在找寻更多明确的审核证据前把潜在不符合的审核证据记录在审核检查单中，以便下1步确认其是否不符合。假如没有审核证据，就没有不符合。假如确有证据，必须把它作为不符合项记录下来，而不能弱化为观察项、“改进的机会”。“建议”等。从长远看，弱化不符合对组织、与组织相关的顾客以及认证公司都没有好处，可能导致因对应该采取纠正措施的不符合内容重视不够而带来风险。除此之外，审核证据应形成足够详细的文件，使受审核组织能够找到井准确地确认审核员发现的问题。审核员下1步必须做的是识别和判定未能得到满足的具体要求。不符合是未满足要求，假如审核员不能识别要求，就不能提出不符合。要求能够有许多来源，能够是ISO9001标准规定的，或组织的管理体系（内部要求）规定的，或是法律法规规定的，或是顾客要求的。一旦针对某一具体要求确认了不符合，就需形成文件，在文件描述中能够简单到引用标准和有关条款。ISO9001标准的某些条款可能不止1个要求，审核员要清楚地识别并写下与不符合有关的具体要求。例如，写出与该审核证据相关的标准要求或其他来源的准确内容。不符合报告最重要的一部分是不符合陈述。不符合陈述是推动组织进行原因分析，纠正和采取纠正措施的重要内容。不符合陈述要符合以下要求：
不需加以说明并且与体系问题有关； 明确、不含糊，表述正确并尽可能简练； 不能是审核发现的复述或用于代替审核证据。一份好的不符合报告应包含3个部分：
审核证据； 要求； 不符合陈述。假如不符合报告的3个部分都写得好，则受审核方或任何其他有关人员都能读懂井理解不符合项目，这也会成为今后各自工作过程中参照的有用记录。总而言之，以系统的方式对不符合进行记录并形成文件，是在审核过程中为企业审核提供可追溯性，促进评审和提供完成纠正措施的证据的重要手段。对企业提出不符合后，审核员对组织纠正不符合情况的验证，以及组织所实施的“关闭”不符合的过程，既可能为组织实现增值，又可能给组织带来负面影响。假如审核员能通过开具的不符合报告，在规定的时间内确保组织已令人满意地按照要求对不符合进行了纠正，就能够认为审核员为组织提供了增值服务，增加了组织获得顾客满意的可能性。那么，审核员怎样对不符合进行有效验证和关闭，以达到认证公司和受审核方都满意的结果呢？首先，必须验证受审核方对不符合所采取的措施。体系审核员必须评审受审核方对不符合所采取的措施，并验证其有效性O通常情况下，组织对不符合所采取的措施有两种不同的顺序（每种顺序都有三部分相同的内容）：①纠正一原因分析一纠正措施； ②原因分析L喳H正一纠正措施。针对上面两种不同的顺序，企业能够根据产品类型或不符合的情况选择一种。无论选择哪一种，解决不符合的三部分内容都是相同的。例如，对软件产品，在查明原因以前不可能实施纠正；对硬件产品，如刹车片磨损的警示灯亮了就应该立刻实施纠正。在这三部分内容中，ISO9000标准给出了定义和陈述：不符合（不合格）是指“未满足要求”，纠正是指“为消除已发现的不合格所采取的措施”，纠正措施是指“为消除已发现的不合格或其他不期望情况的原因所采取的措施”。其中，“纠正”是消除已发现的不合格的措施。例如，纠正能够是用合格产品置换不合格产品，或是用程序的现行有效版本替代已作废的版本。针对‘纠正措施”，必须首先明确不合格的原因。在这个过程中，组织能够有许多种方法和工具明确不合格的原因，从简单的头脑风暴法到较复杂的系统问题解决技术（如问题根源分析、鱼刺图、“SWIH”等）。审核员应熟悉这些工具的使用方法。由于实施纠正措施的程度和有效性取决于对真实原因的识别。在某些情况下，这甚至会有助于组织识别并尽可能避免其他领域类似的不合格。在验证组织对不合格所采取的措施时，审核员需确认组织是否提供了以上三部分内容，也就是纠正、原因分析、纠正措施的文件和客观证据，并且是适宜的。接下来，审核员需验证的重要要素包含：
措施的陈述是否清楚、简练；措施是否彻底，是否准确地引用了特定的文件、程序等，是否适宜； 纠正措施完成的日期，应是标明纠正措施已完成的日期（过去的日期）； 支持纠正措施已完全、有效实施的声明的证据，纠正措施已按其描述的方式完成的证据。审核员还应验证组织已确保所采取的措施不会对产品质量或质量管理体系的实施带来新的问题。同时，纠正和纠正措施并不一定同时必须。在某些情况下，只必须纠正或纠正措施一项就能够满足验证和关闭的要求。例如，组织能够证实不符合是偶然发生，或该不符合再发生的概率很低。必须注意，纠正措施和预防措施是不同的。有效的纠正措施指通过消除发生原因而预防不合格的再发生。可是，不要把纠正措施和预防措施相混淆。ISO9000标准3.6.4条款对“预防措施”给出的定义是“为消除潜在不合格或其他不期望情况的原因所采取的措施”。按照这个定义的性质，预防措施与已发现的不符合无关。然而，对已发现的不符合的原因进行分析，可能识别出组织其他领域潜在的不符合，并为预防措施提供条件。最后，怎样关闭不符合呢？不符合的表现往往是独立的，能够有许多方法或活动来关闭它们。例如，有些要求能够在现场直接检查（这可能要求附加现场访问），有些要求则能够远程关闭（仅评审所提交的文件证据即可）。在决定关闭不符合以前，审核组长或审核员（一名审核员单独审核时）应当评审组织在纠正／分析原因方面做了些什么，通过实施纠正措施得到了怎样的结果。审核组长／审核员需确保客观证据（包含支持性文件）能够证实所描述的纠正措施已完全实施了，并且对预防不符合再发生是有效的。仅有当这些情况均令人满意，审核员才能够关闭不符合。
怎样有效开展审核,22大步骤重点剖析
怎样有效开展审核，22大步骤重点剖析！
1. 审核策划
过程的顺序；
关键点的关注；
时间的有效分配；
合理的人员配置(独立性和专业性的要求)；
审核时机的明确和把握。
2. 应该注意的事
策划的结果事先应通知受审核方，不要造成突然袭击；
容许别人作充分的准备；
不要严重干扰别人的正常业务作业，审核时间应能够协商并可调整
3. 检查表是重要的，但不一定是详细的
能够协助你把握节奏，体现你的重点关注；
内容表达可仅是提示性的，
不能照本宣科，提问应讲究技巧；
内审应能够提前给受审核方审核检查表（受审核方必须时）；
检查表应是审核记录的一种。
4. 构思检查表的3个要点
日常工作是怎样处理的；
当某些非常规的事情出现时/体系是否还工作；
当出现危机时/事物是否仍在控制下
5. 进入现场前内部的充分协商是必要的
目的是沟通审核意图和协调审核步骤；
同时进1步明确审核中的重点关注；
相互提醒审核中应特别注意的事项。
审核员最大的挑战是与人相处；
因而与人打交道得十分小心；
不能让对方反感而导致你审核的失败；
记住：千万不能把审核做成是审查（找麻烦）。
6. 记住样本选择的原则
为了达到目标；
密切相关的；
有代表性；
样本量：3＜n＜12
7. 有效的工作方式
听：聆听、倾听，听你所关注的；
看：敏锐、敏感，丝丝缕缕中看出问题的真相；
查：学会抽样查看，学会证实；
问：不脱离你的主题，询问你所关注的事。
记录：是不可缺少的，尤其是对问题点应予详细的记录。
8. 有效的审核顺序
交谈——提问
描述——听取
文件——依据
证明——有效证据
9. 现场审核中导致失败的情况
同仁面前举止过于刻板，让人不自在；
没有以平常心进行有效沟通，认为高人一等；
提问缺乏技巧，让人可用简单的YES或NO回答之；
缺乏自信心，不能涉及别人工作的核心问题；
不能有效用全“听、看、查、问的审核方法，一味只查资料做记录；
不能用足够的智慧去化解审核中的障碍；
做和事佬去介入别人的事务纷争；
滔滔不绝说教，让人家认为你是一名牧师；
审核组内不能按分工有效协调，各行其是。
10. 高层审核是个难题
职位上本身就高过你，你有一种敬畏的感觉；
知识水平上可能比你高；
看问题的层次和深度可能和你不太一样；
但也不排除有低水平、低认识的人。
11. 但它却是关键的1步，必须你
事先做充分的准备；
标准和文件是你的依据；
应该沟通一些管理者感兴趣又不脱离主题的话题；
学会用经济语言，而避免用生硬的名词、术语；
必须让管理者体会到这样的审核对推动体系确实有益；
你必须是会沟通又有一定知识面的人
12. 同级沟通也不轻松
坦诚心打动人，千万别让人感觉来搅浑；
是完善体系，而不是给别人难看，因此应换位思考，体谅别人的难处；
对发现问题应协助分析原因，根本目的在于挖掉冰山；
以事论事，别扯入人际关系；
失误人人都有，千万别落井下石，更不可打小报告穿小鞋；
当你犯错时，道歉是必须的；
总之，友好的气氛是成功审核的基础。
13. 与作业层人员沟通应注意
礼貌待人更显必须；
现场中作业人员是忙碌的，
要用听得懂的语言；
不能要求工人
对操作过程的观察可代替询问工人对文件的理解；
交谈时避免打断说话或反驳，对误解要有耐心；
不能当着工人面前做记录。
14. 现场审核中要有深度
前后左右审核思路应能贯穿；
抽查能够某个产品形成的个案层层展开（从订单-设计-采购-生产-包装-交付-服务）；
必须关注产品形成过程中的关键环节，并以足够的专业能力作支持；
法律、法规有规定的应予重点关注；
体系的信心支撑来自于自我完善，这一点各部门均予以强化关注；
对组织内已知的问题点应予以重点审核；
管理中的难点、重点，应有足够的经验去识别和判断；
对发现的冰山一角要有能探究其根基深度、广度的能力。
15. 证实是重要的一环
不能道听途说；
无错声明应进1步确认；
责任范围内的有错声明是证据。
16. 审核发现的形成应抓大放小
不要吹毛求疵，应该懂得持续改进，小事以提醒的方式告之；
要抓住体系中的大缺失，以协助别人能改进后有所提高；
对重复性发生的小问题，应该当作系统问题提出，这不能因小而放。
17. 审核发现记录和报告
记录应该是可追溯即可重查；
报告不能有数量限制，否则不能对体系做完整判断；
不要害怕让审核机构发现内审的全部，纠正措施才是至关重要的；
形成的报告
18. 不合格报告三要素
标准的要求；
体系文件的要求；
上次审核中集中的问题点；
管理中的重点和难点；
已知该部曾发生过的管理问题。
19. 审核的第1步你应该先收集
20. 不合格报告撰写要求
正确性；
完整性；
清楚；
简洁。
21. 纠正措施内审的根本落脚点
原因分析很重要，根本原因须找到；
分清纠正和纠正措施的区别；
受审方是纠正措施的主导者，但内审员应该是辅导员；
限时检查（验证）是关键。
22. 评价审核能力和绩效很必须
为下次审核提供改进的基础；
促使内审员不断地提高水平练内功；
使受审核方有1个良好的感受，提高对内审的内心赞成度；
体系审核真正做到审核增值。
