官方解读:《注册商标档案管理办法》(商标注册要注意什么)

关于《注册商标档案管理办法》的制定说明

一、制定背景

为适应注册商标便利化改革必须，提高注册商标档案管理效能和管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》的相关规定，在1987年实施的《商标档案管理暂行办法》（以下简称《暂行办法》）基础上，根据《中华人民共和国商标法》有关规定和国务院机构改革要求，重新制定了《注册商标档案管理办法》（以下简称《办法》）。

二、制定过程

2017年5月，原工商总局商标局启动办法的起草制定工作，经调研征求意见，形成《商标档案管理办法（草案）》。国务院机构改革后，国家知识产权局根据职责要求继续推进制定工作，期间多次与国家档案局交换意见，并于2020年4月10日至4月25日公开征求意见，共收到单位及个人意见14条，国家知识产权局对上述意见进行充分研究论证，对办法内容进行修改完善，最终形成《注册商标档案管理办法》，经局务会审议通过，并经国家档案局同意，于2020年8月20日以国家知识产权局公告（第三七〇号）发布施行。

三、制定思路

本办法的制定思路主要体现在：一是明确注册商标档案管理的主体和职责，科学界定注册商标文件归档范围和保管期限，加强注册商标档案的有效管理；二是注册商标档案管理形式由纸件管理为主向电子化管理过渡，提高注册商标档案电子化水平，适应注册商标便利化改革必须；三是由档案保管为主向加强档案的利用拓展，充分提升档案管理效能，发挥注册商标档案的积极作用。

四、主要内容

本办法条文共计18条，《注册商标文件资料归档范围和注册商标档案保管期限表》作为附件。

（一）明确注册商标文件资料归档范围、注册商标档案保管期限以及档案移交

在研究各类注册商标文件资料的历史作用和现实作用基础上,以反映商标专用权确立和保护情况为根据,按业务类型和保管期限归纳分类,形成共六类的注册商标文件资料归档范围。直接反映商标专用权确立和转变的注册商标档案永久保存，仅是申请注册商标专用权确立过程中某环节的文件资料等注册商标档案分别设定5年或者10年的保管期限。具体归档范围和保管期限列举在《注册商标文件资料归档范围和注册商标档案管理保管期限表》中。除此之外，根据《档案法》有关要求，规定对保管期限为永久的注册商标档案，按照国家有关规定向国家档案馆移交。（第五、十条）

（二）建立电子档案管理内容

办法规定商标电子申请注册档案的归档应按照国家有关电子文件管理标准执行，并应与其元数据一并归档并建立持久有效的关联；商标电子申请注册档案可采用在线或者离线方式保存，并定期备份。（第七、十一条）

（三）明确注册商标档案管理要求

办法明确了注册商标文件资料的归档要求，商标业务经办部门按照归档要求及时整理并归档，注册商标档案管理部门严格审查归档质量，健全注册商标档案鉴定销毁程序，对保管期满的注册商标档案经鉴定不具有保存价值的档案，按照有关规定销毁；经鉴定仍有保存价值的档案，应当延长保管期限继续保存。（第六、八、十二条）

（四）加强注册商标档案的利用

为便利当事人，优化服务，办法规定除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等内容外，任何人能够依据相关规定查阅、复制注册商标档案；涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等内容时，注册商标档案的保管和利用按照国家有关法律法规规定办理。（第十三、十五条）《注册商标档案管理办法》自公布之日起施行