2014版SA8000指导文件关于管理体系解读与实施,2014版SA8000指导文件关于管理体系审核常见问题

2014版SA8000指导文件关于管理体系解读与实施

2014版SA8000指导文件---管理体系（二）解读与实施

I.B．定义，SA8000:8.管理体系

1.“最高层管理人员”指的是在一家公司内能够直接向所有者或董事会进行汇报、并且为公司符合本标准的要求进行负责的最高管理人员。

2.“要求”包含行业标准，自愿行为守则，工会合同，和适用法律等。

3.“高级管理人员代表”是指拥有决策权，并能够直接和公司最高层管理人员沟通的人员。

4.“促进沟通”是指工人代表提供人就关于SA8000政策和实施方面向管理层提出建议或投诉的一种服务。

5.“SA8000工人代表”指的是普通的工人，而不是经理或主管人员；SA8000工人代表由工人选出，承担与管理层沟通SA8000相关事宜的职责。

I.C．目的，SA8000:8.管理体系

SA8000管理体系的要求必须管理层制定出管理社会和劳动条件的政策，并追踪由这些政策产生改善的绩效表现。

要成功的实施此社会标准，公司必须有1个真正起作用的管理体系。就这一点而言，公司必须有标准合规性的证明文件，和能确保持续符合所有SA8000所有要素的制度。审核公司负责证明公司的合规性。管理体系要求的目的是为了把SA8000的执行要求具体化、制度化；这些要求期望（公司）在一段时间内得到持续的改善——在认证以前和认证之后。核实和维持SA8000的八项要素经过一段时间的持续实施的程序是该体系的关键。公司的记录应能证实规定的管理体系的条例在过去得到了执行，以此使审核员有信心该公司在将来会继续符合本标准，且能够接受验证。不仅仅要求上交文件以供审核，SA8000认证还必须管理层通过持续的沟通和参与机制来证明其承诺。

SA8000管理体系的主要目标有别于其他关注于生产流程的管理体系：SA8000管理体系旨在保护员工的基本权利；改善工作条件，以及增强员工和管理层之间的沟通。因此，SA8000管理体系有几点独特的特性。例如，为了获得认证，公司必须承担责任并且努力改变其工厂的工作条件。根据SA8000标准，公司必须监督其供应商，分包商，次级供应商，并且确保他们解决相关问题并朝着SA8000合规性方向前进。SA8000管理体系的此外两个显著特点是：1）要求非管理层人员的参与，以确保该体系为各级员工都提供服务；2）要求建立与利益相关方就公司的业绩方面进行外部沟通的体系。

向员工传达公司对SA8000标准的承诺是该公司的责任。这代表着公司的SA8000政策必须以书面形式用员工懂得的语言和易懂的形式张贴在“易于被观察到的地方”。这样做的目的是确保员工确实得到了公司关于SA8000的承诺和政策的通知，且真正理解通知的内容。假如公司对沟通事项未作出全面的努力可是该公司却单方面认为员工已经了解SA8000的工作场所标准，这种行为是SA8000所不能接受的。

I.D．解读与实施，SA8000:9.管理体系

1.公司必须符合当地法规和国家法律，SA8000要求，以及在SA8000第二节列出的国际文件，“规范性要素和它们的解释”。

2.应通过就位的运行程序证明公司遵守合规性的承诺，该程序能够让管理层明确和检查所有的适用法律。

3.该公司的社会责任政策应内容简明，书写清晰，并由管理层签署日期和其本人姓名。除了对SA8000的通常性承诺，社会责任政策应包含对应SA8000的每个主要要求提供具体的指导方针。

4.该公司的社会责任政策应使用大部分员工懂得的语言书写。假如员工不识字，管理层人员有义务通过其他方式向员工传达该政策，如专门的培训课程、图表的方法，和/或口头陈述的方式。

5.高层管理人员应定期（每隔六个月；或者更频繁一些，如可能）通过对比SA8000标准的要求和该公司申请认证的其它要求，检查公司的政策、程序和执行结果。应在适当情况下实施体系的修正和改善。

6.为了维持该体系实施的质量，应定期进行管理层审查，每六个月进行一次或更频繁（如可能）。最高层管理人员应参与这一过程。

7.高级管理人员代表拥有决策权，并能够直接和公司最高层管理人员沟通。

8.工人代表是为了方便工人和管理层之间的沟通，例如就涉及SA8000政策和实施的建议和申诉的事项进行沟通。

9.正如SA8000所述，工人代表不能也不应该视为是工会的替代品。工人代表不具有进行集体谈判的法律权利，仅有工会被认可具有该作用。在存在工会的公司，由工会挑选出SA8000工人代表。假如公司没有工会，那么工人能够在公司的厂址内，在上班的时间举办选举并选出一名代表。公司不应参与、或以任何方式协同或影响选举的流程。工人代表的选举应由非管理层人员通过自由、独立的程序选举出。

10.从高级管理层到临时工的各级员工，都应该了解本标准的要求。相关培训记录和其他此类组织活动的证据应予维持。如适用，公司应邀请外部专家来实施此类培训项目。

11.对供应商的管控要实施适当的审核程序，越重要的供应商、分包商或次供应商应相称越严格的评估标准。要求所有的供应商、分包商或次级供应商一开始便完全符合SA8000的标准是不切实际的期望，尤其是涉及到正式政策和文件要求的条款方面。公司第1步应关注其主要的供应商、分包商和具有同等影响力和控制力的利益相关方的资格和业绩。找寻证据证明这些程序当前在使用中并且随着时间的推移显示出进展是非常重要的。

12.书面承诺仅仅是表明供应商、分包商和次级分包商愿意遵守本标准的1个指标。公司应对实际的绩效有具体的监控和评估标准和措施。（参见第二节A.1.以结果为基础的证据）

13.应定期对供应商/分包商和次级供应商的SA8000合规性进行监控，监控报告应妥善保存。

14."维持合理的证据"，指的是按照第9.7条要求中能证明供应商、分包商和次级供应商的合规性所需的文件，并且管理层可根据这些（审核、合同协议、通信、整改行动方案和跟进计划）机制去追踪其合规性。

15.根据国际劳工组织第177号公约，SA8000要求应给予家庭作业工人与正式员工类似级别的保护。

16.家庭作业工人的身份信息应与其他员工或供应商一样记录在案，身份信息应包含：姓名、年龄、产品制造的地址，以及合同协议等。

17.社会责任国际组织（SAI）建议把突击监督访问作为验证供应商/分包商和次级分包商合规性的有效工具；然而，公司应该尊重家庭作业工人和其家庭成员的隐私，在获得工人的批准（或至少通知工人）之后，对工人采取此类可接受形式的监督行动。

18.解决担忧问题、采取整改措施，并采取行动解决不满问题的根本原因以防止其再次发生，这些是SA8000管理体系的重要组成部分。这些要素是工人与管理层之间进行沟通时不可或缺的组成部分。公司应认识到员工和利益相关方所提出忧虑的重要性，并且建立处理和调查申诉的体系，并应把申诉的处理过程形成书面报告。

19.假如公司收到本标准的不合规通知，无论是员工或是其他利益相关方都应该及时的采取适当的整改措施。补救和整改措施应保证满足所有本标准的要求。权衡时间和资源后，应给予违规SA8000要求严重违规项优先处理权。

20.管理层应建立就位的沟通制度，同工人和其他利益相关方就认证和持续符合SA8000事项进行定期沟通。

21.与所有的利益相关方就认证和SA8000的持续合规性进行沟通，指的是管理层应公开相关现有信息。外部沟通的主要目的是使SA8000的管理体系向任何的利益相关方公开化、透明化。管理层应当根据要求，定期与利益相关方提供内部管理层审查和监督行动进行沟通。通过分享相关数据，管理层能够获得促进持续合规和改进的反馈意见和建议。

22.合同指的是公司和认证公司之间的审核合同。购买合同指的是公司和其供应商和分包商之间的合同。能够将适当的条款和条件加入此类合同中，以此鼓励公司的供应商和分包商寻求与SA8000要求的一致性。

23.维持记录的目的不仅仅是为了记录本标准合规性的证据。更重要的是，适当的维持记录有助于管理层评估和审查该公司在实施SA8000标准和管理体系的执行效果，并可对投诉的问题给予得体地回复。保存记录本身并不能保证其合规性。

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2014版SA8000指导文件关于管理体系审核常见问题

2014版SA8000指导文件---管理体系（三）审核常见问题

II.审核常见问题，SA8000:9.管理体系

II.A.回顾关键问题，SA8000:9.管理体系

审核员应对下列问题进行审核：基于结果的证据，中小型企业的管理体系，社会责任代表，工人培训，员工参与，以及内部审核。该清单并不详尽，审核员必须根据具体的生产设备和当地的情况修改和/或扩充本清单。

1.基于结果的证据(确凿证据)

a)在每次的审核报告中重点对待：公司管理体系的状态，包含对供应商的管控，和体现公司对其供应商、分包商和次级供应商监测报告的进度。

b)妥善保存记录仅仅是SA8000管理体系中的1个组成部分。在进行审核时，更重要的是核实公司是否采取了具体且适当的行动以改善执行效果并保证持续合规性。合理的合规性证据不应是单面的。审核员应多方面查看证据的来源，以及实际转变的确切程度。审核员应检查以下核心问题，它们能够协助审核员具体化审核程序：

i.SA8000中的书面政策有多少得到了实施？

ii.该公司遵从什么程序？

iii.这些流程和程序是怎样被评估的？

iv.随着时间的推移，这些程序和流程是怎样得到改进的？

v.员工是否了解所实施的SA8000中的要素和涉及到的程序？

c)对工人和管理者进行良好的访谈是至关重要的。审核员应设法核实是否存在就位的相符程序，以确保涉及本标准的每一项相关问题都能保持持续的合规性。体系有效性的证据包含管理层人员和工人对其的广泛理解。可是更重要的是，工人和管理者对某一特定程序或体系进行解释的能力，转变和改善的证据应是能观察到的。例如：

i.假如存在就位的体系，能够保证工人的健康和安全，那么事故的发生率应有所下降或一直处于较低水平。

ii.假如一家工厂符合SA8000对于工作时间的要求，然而该工厂的竞争对手全部要求其工人工作时间多加班20%或30%，那么审核员应询问该工厂任何做到遵守本标准的要求。取得了什么样的转变？是什么样的原因使得工作时间的大幅度减少？

iii.是否与供应商、分包商或级次供应商就SA8000相关问题进行多次的沟通？是否存在他们遵守和改变的证据？假如绩效结果显示该体系没有成效，审核员应深入调查以明确书面加载的体系是否在实际中使用。

2.中小型企业的管理体系

a)SA8000旨在促进系统的合规性，而不是单单的要求"检查清单"或“检查日”的做法。出于该原因，本标准的管理体系要求则非常重要。假如正确的解读，这些要求对中小型企业（SMEs）不应该形成不均衡的挑战。通过管理体系审查进行验证的基本要素有：承诺，沟通，以及有效性。对于中小型企业，他们所实施的SA8000体系的要素要比大型企业相对容易：

i.承诺：级别低的管理人员应能够与大部分的管理者密切协调和参与SA8000各个方面的规划和实施。

ii.沟通：对于劳动力较少的企业，这种情况应大大方便高层管理人员直接向工人就公司对社会合规性的规划和意图进行沟通。这也使得对管理者和主管对本标准的要求进行监控更加容易。

iii.有效性：合规性文件（的准备）对中小型企业而言是相当简单的。管理层与工人的沟通能够更多地依靠口头方式和小组会议。审核员还能够更多地依靠工人访谈，由于相比于大型企业，审核员在中小型企业能够实际地接触到更多占比的工人。

3.社会责任代表

a)SA8000希望能有社会责任代表，管理层代表和工人代表。

i.SA8000管理层代表负责解决工人的关注问题，参与管理层审查，并且要促进SA8000要素的实施过程中的执行和持续改进。管理层代表能够通过高层管理层任命，应有决策权和预算制定权利并根据必须去实施预防和/或整改措施。

ii.SA8000工人代表是由其他非管理层、非主管人员自由选举出的非管理层、非主管人员的普通工人，其职责是促进管理层与工人之间的沟通。假如公司存在自由选举的工会，工人应能够进行选举工人代表并且能够在公司的厂址和上班时间进行此选举。然而，公司即使没有工人代表也能够得到认证，可是必须有证据表明工人容许进行选举工人代表。

a.审核员应通过工人访谈和其他方法，以核实管理层没有干预或操控选举或工人代表的集会。

b.审核员还应该工厂中的所有工人都晓得SA8000工人代表概念的存在和其职责范围。工人代表是接收关于本标准不合规性的工人匿名意见和投诉的重要渠道。工人代表应有权促进与管理层人员就本标准的相关问题进行沟通。然而，实施SA8000不是工人代表应负的责任；合规性的责任由高层管理人员负责。

c.正如SA8000规定所述，工人代表不是、也不应该被视为能够替代工会。工人代表不具有从事于集体谈判的法律权利，仅仅是公认的工会才具备该权利。SA8000工人代表不应该以任何方式削弱工会或其代表（的基础）（根据国际劳工组织第98号公约第2条）。SA8000工人代表的权利有限，尤其是作为公司为了实现SA8000合规性一部分努力而被选举工人代表。出于此原因，：

SA8000工人代表没有、也不应该设法获得更宽泛的代表职责（例如集体谈判），除非该SA8000工人代表同时曾经被自由选举为工会或工人组织的代表。审核员应核实能明确表明两个实体间区别的沟通情况，包含培训资料、人力资源手册，和其他形式的沟通记录。

4.工人培训

a)审核员应核实每名员工是否定期接受关于社会责任问题的培训；培训的频率对于公司的离职率水平是否充足；SA8000的要求是否已知并且各级员工对其了解；并且执行SA8000的要求的明确责任是否有明明确义。对于最终为本标准的合规性负责的高级管理层人员而言是尤其重要的。

b)假如管理者不能够流利的讲工人使用的语言或者工人是文盲，审核员应分别单独询问管理者和工人SA8000的要求和沟通时怎样实施的。为了让员工充分的了解指示且从培训中获益，公司应向各级员工提供以当地语言编写的全部培训资料。SA8000标准本身应被翻译成当地语言，对于实施所需的相关资料（如公司政策和涉及本标准的相关程序）也应该翻译成当地语言。假如公司存在文盲工人，管理者应负责提供带有配图的口头解释。在所有情况下，公司应维持此类型培训的记录以及怎样实施的记录。审核员应访问员工以明确该培训的有效性。

5.员工参与

工人对SA8000管理体系的成功实施作出巨大的重要贡献；因此在进行审核时，审核员应把工人的参与作为合规性的重要参考指标。审核员应检查以下几点作为明确工人参与程度的参考：

a)是否已经把公司的政策和程序传达给所有的工人？

b)工人是否有机会参与和检查SA8000合规性的实施？

c)工人关注的问题和提出的投诉是否得到了解决？

d)整改行动方案是否及时且全面？

6.内部审核

内部审核和管理层审查是保证持续改进的实用手段，也是审查SA8000管理体系的有效工具。审核员应核实是否有采取全面的定期内部审核和/或管理层审查或同等的定期审查，并且高层管理人员对此进行检查且监测结果。

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