SA8000认证体系审核

SA8000认证体系审核

社会责任管理体系审核,就是客观地获取审核证据并予以评价,以判断公司的社会责任管理体系是否符合社会责任标准的1个系统化的、独立的验证

过程,为利益相关者提供可信任的依据.

按审核方和被审核方的关系区划,社会责任管理体系审核分为三种,即第一方审核,第二方审核和第三方审核.第一方审核是公司对自身的审核,也称内

部审核.第二方审核是在合同条件下,由公司的顾客或者顾客委托的代表进行的审核.第三方审核是由具备资格的认证公司进行的独立审核.

第三方审核由经过培训的审核员按照规定的程序和方法进行,其结果就是对被审核的社会责任管理体系是否符合规定的要求作出结论,并给予书面证

明.第三方SA8000认证已经被看作是一家公司是否按照国际公认的SA8000标准建立管理体系,并具有体系运行保证能力的可靠标志.为公司的利益相关

者,特别是顾客和消费者,提供客观公正的评价,以便赢得利益相关方的信任,获得更大的市场竞争优势.

第一节 社会责任管理体系审核的基本程序

进行社会责任管理体系审核,首先应明确审核目的,审核应建立在委托方所规定的审核目的的基础上.社会责任管理体系审核的目的通常有以下几种:

(1)明确被审核方建立的体系是否符合社会责任管理体系标准.

(2)判断被审核方建立的社会责任管理体系是否有效地实施和维持.

(3)明确管理体系的充分性、适用性和有效性.

(4)识别被审核方社会责任管理体系中必须改进的项目.

(5)实施第三方认证,如SA8000认证.

(6)对商业合作伙伴的社会责任管理体系进行评价,如供应商认证.

在明确审核目的后,审核组长应与被审核方明确审核范围.第一方审核的范围能够根据公司的安排灵活掌握.但第二方和第三方审核在明确审核范围时

应考虑以下因素:

(1)被审核方在行政上,即人力、物力和财力运行上是否具有相对的独立性.1个企业的一部分可否作为被审核方,就要看它在行政上是否相对独立于

企业的其他部分.

(2)与环境审核相似,明确社会责任管理体系审核范围时,应考虑被审核方在环境上的独立性.1个非独立的、与现场其他部分有相互作用的部分,通常

不能被认为是完整的审核范围.

(3)被审核方的现场在地理位置上也应是相对独立的,地理上难以分开的两个部分通常不宜单独建立社会责任管理体系.

社会责任管理体系审核的准则通常包含以下四种:

(1)SA8000社会责任国际标准.

(2)顾客(买家)提供的供应商社会责任守则.

(3)公司社会责任管理手册,程序文件以及他社会责任管理体系文件.

(4)适用于被审核方的劳动保护及职业安全卫生法律法规和其他要求.

为了保证审核的公正性,保证审核过程、审核发现及审核结论的客观性,审核组成员应独立被审核的活动,他们在审核全过程中应当保持客观,不存偏

见,与被审核方没有利益冲突.公司内部的审核员不应与被审核对象有直接的责任关系.所谓客观性是指通过客观的方法获取客观的证据,并据此作出

客观的评价,以判断公司的有关事项是否符合审核准则.

审核组通过收集审核证据,对所有审核证据进行评审,以明确被审核方的社会责任管理体系在什么方面符合审核准则,什么方面不符合审核准则.对于

符合审核准则的审核证据要进行分析,在审核报告中对其进行必要的描述.而对于不符合审核准则的审核发现更要进行认真分析,明确体系存在的主要

问题,提出不符合报告.

社会责任管理体系审核通常包含以下几个步骤:

(1)明确任务.即明确审核范围和审核准则,根据审核范围明确工作量和任务的大刁、.

(2)准备审核.包含指定审核组长,由审核组长组成审核组.审核组长编制审核计划并分配审核任务结审核成员,进行文件预审,在文件预审的基础上制

定审核检查表.审核组长还要将审核计划通知被审核方,与被审核方确认现场审核日期.

(3)现场审核.审核组应准时到达审核现场,召开首次会议,解释审核的目的、范围、准则和方法.现场审核方法主要是通过查阅文件记录、面谈和现场

观察三种方式.现场审核以末次会议结束.在末次会议上,审核组应报告审核发现,宣布审核结论,并要求被审核方提出纠正行动计划.

（4）审核报告.审核组长应按照规定的格式编写审核报告,呈报给委托方.

（5）跟踪纠正行动.对被审核方的纠正行动的落实情况进行跟踪审核和验证.本章以SA8000认证审核为例,介绍社会责任管理体系审核过程.

第二节 准备审核

审核准备是实施审核的基础,准备越充分,审核实施就越顺当,效果越显著.从认证公司接受公司申请,在公司社会责任管理体系建立并至少运行3个月

后,即可启动审核,开始审核准备.

一、认证审核申请的受理

1.公司应提交的文件

一旦公司决定申请SA8000认证,公司能够同SAI认可的认证公司联络,了解有关的程序、准备和条件,其次在咨询机构或认证公司的协助下,制定认证计

划,逐步实施.

(l)申请书.申请书应是正式的,并由授权代表签署.申请书的内容应包含认证范围、申请公司同意遵守认证要求等信息

(2)调查问卷.通常包含申请公司简况,如公司性质、名称、地址、人力及技术资源,有关社会责任管理体系以及活动的信息等.

(3)工商营业执照或法定代表人授权书 .

(4)产品介绍及工艺流程.

(5)社会责任管理手册,手册内容较简单时应要求提交程序文件.

2.受理申请的条件

(1)申请方通常应具有法人资格,持有商业申请注册证明,具备一级或委托法人资格也可;

(2)申请方应按SA8000社会责任标准建立了文件化的社会责任管理体系;

(3)申请方的社会责任管理体系已经有效运行,已完成一次内部审核及管理评审;

(4)申请方的社会责任管理体系有效运行,通常应将全部要素运行一遍,并至少有3个月的运行记录.

3.认证公司的合同评审

认证公司应对申请方的要求进行评审,并形成记录.认证公司应确保:

(1)认证的各项要求规定明确,形成文件并得到理解;

(2)认证公司与申请方之间在理解上的差异得到解决;

(3)针对申请方申请的认证范围,营业场所及一些特殊要求(如申请方使用的语言、申请方的认证范围所涉及的专业技术等),认证公司有能力实施认证

.明确审核范围

社会责任管理体系审核是在审核范围内进行的,在认证过程中,从申请与受理、合同评审、实施审核到认证证书描述都涉及审核范围,明确审核范围应

从公司管理权限、活动领域、现场区域等多方面考虑.审核范围最初由委托方依据被审核方体系建立的范围和拟认证的范围提出,由委托方和认证机

构双方经过协商达成.明确审核范围的最好方式是由认证公司到被审核方初访时现场确认.

二、组成审核组

认证公司受理审核申请后,应尽快成立审核组,指定审核组长,尽快开始审核准备工作.

明确审核组的规模和成员时应考虑如下因素:

1.审核所依据的SA8000社会责任标准;

2.企业类型、规模、生产类型、复杂程度及有关法规要求;

3.审核组所必须的专业人员或专业技能;

4.使审核组成员特长或能力得到充分发挥的最佳组合;

5.有利于与被审核方联络、接触所需的语种、语言技巧和个人技巧;

6.能避免与被审核方产生利益冲突以及他相关因素.

审核组长应及时向审核组成员通报情况,根据成员的专业资格、经验和专长分配工作任务,必要时还可分成若干小组.

三、文件预审

在现场审核开始前,审核组成员应预先审阅被审核方提供的文件,包含社会责任管理体系手册、程序文件,相关管理文件和背景资料.背景资料包含公

司工商营业执照、劳动年检报告、利益相关者意见和投诉、工会组织、顾客(买家)社会责任守则以及审核结果、厂区平面图、生产工艺流程图、社区平

面图、主要生产部门及工人人数、工作时间及班次安排、薪水计算方法、厂规厂纪、劳动合同、工伤事故记录、车间空气测试报告及有毒有害物质

请中-等.假如提供的文件不够,审核组长应及时通知委托方.

文件预审的目的在于了解被审核方的社会责任管理体系文件(主要是管理手册)是否满足SA8000标准的要求,以确认能否进行现场审核,通过对管理手

册、程序文件及背景资料的预审,了解被审核方的社会责任管理体系情况,为现场审核做好准备.文件预审应卉清楚以下几点:文件内容是否覆盖

SA8000标准的所有要求,不得回避或遗漏;

2.文件内容是否准确无误、切实可行,是否存在内部逻辑性和连贯性;

3.管理体系文件是否现行有效,是否符合文件控制程序要求;

4.名词术语是否与SA8000标准定义一致.

由于SA8000认证审核的特殊性,认证公司通常会通过互联网和专业检索服务机构检索被审核方是否有严重违反劳工标准的报道,当地主要劳工组织是

否披露关于被审核方的严重违反劳工标准的恶性事件,确保被审核方没有不良记录.

文件预审后,审核组应提交一份书面的文件预审报告.对于文件预审中发现的问题,通常要求被审核方在规定期限内进行修改,直至通过审查,才能进行

后续的现场审核工作.

四、编制审核工作文件

审核工作文件是指审核员在审核过程中所使用的,作为原始资料保存的各种规范性文件、记录、表格和清单,如现场审核检查表、首次会议和末次会

议签到表、不符合项报告、纠正行动及审核报告等.

审核检查表是审核员进行审核的重要工具,也是审核工作的重要原始资料之一.全球各大认证公司都把审核检查表当作审核员的重要智力成果.编制审

核检查表是一项技术性较强的工作,也是审核准备的一项重要工作.根据分工,审核员首先编出各自负责的部门或要素核查表,交由审核组长进行审阅,

以保证体系审核的系统性,避免重复或者遗漏管理体系的要素.

审核核查表通常采用"一问一答"形式,答案是"是"是"否",必要时提出补充(如图6-1).

编制检查表时,要注意所提出的审核内容应以SA8000标准、法律法规要求以及被审核方的管理体系文件的规定为依据,不能以审核员自己的个人观点

作为审核的依据.

应当注意,检查表是审核员的工作文件,没有必要披露给被审核方,更不能提前通报给被审核方,以致被审核方有针对性地做好准备,而现场审核时不能

看到真实情况.

五、编制审核计划

审核计划就是审核组进行现场审核的一份详细的日程安排表,应先由审核组长拟出,通常包含以下内容:

1.审核的目的和范围;

2.审核的类型和依据;

3.审核组成员名单;

4.进行审核的时间、地点;

1. 被审核的部门;

2. 主要审核活动的日期和持续时阳

3. 与被审核方管理层举行会议的日程.

审核计划经批准后,应尽早采用正式方式通知被审核方,通常在审核前3个月由审核组长通知被审核方,并得到被审核方正式的确认,以便被审核方做好

准备.如被审核方对审核计划提出异议,应立即通知审核组长,在实施现场审核前由审核组长与被审核方、委托人协商解决.假如某些细节过旱泄露会

影响客观证据的收集,这些细节可在审核期间再告知被审核方.

六、预审

预审是认证公司审核组在正式进行认证审核前,对被审核方现场进行的模拟审核,以便在认证审核前消除重大不符合项.预审并非认证审核必需的步骤

,委托方能够根据被审核方社会责任管理体系的完善程度,决定是否必须预审.

1.预审的目的

(1)了解公司的基本情况,对有关体系文件进行补充审核,考虑其可操作性和合理性.

(2)评审公司的内部审核和管理评审信息和记录,确认其可信度.

(3)评价公司重大社会责任因素与政策、目标、指标、管理方案、运行控制、应急预案与响应等要素策划的一致性.

(4)初步确认被审核方的社会责任管理体系文件与实际运作的一致性.认证公司通常要求被审核方建立文件化的体系,并运行3个月以上,开展过完整的

内部审核及管理评审以后,才可进行认证审核.

(5)初步评估公司社会责任管理体系是否符合SA8000标准要求,及时发现不符合项并提交被审核方及时纠正,避免在正式审核时因重大不符合项而不能

推荐认证.

2.预审的报告

预审与正式审核相似,也应有计划及报告、首次会议及末次会议,以及了解和收集客观证据的过程,但预审通常比正式审核时间较短.在预审过程中,审

核员对发现的问题应形成"问题清单"并与被审核方交换意见.预审通常不开列《不符合项报告》,但有预审报告提交给认证公司及委托方.

预审报告可包含如下内容:

(1)被审核方社会责任管理体系概述.

①文件审核结论;

②体系建立与运行时间及基本运行状况;

③重大审核责任因素的识别、评价和控制情况;

④适用于公司的社会责任法律、法规的获取和遵守情况;

⑤目标、指标、社会责任管理方案的合理性;

⑥组织机构与职责分工;

⑦内部审核的可信度及有效性;

⑧管理评审是否己实施.

(2)列出公司社会责任管理体系以及表现存在的主要问题,明确是否具备正式认证审核的条件.

第三节 现场审核

审核组在完成了全部的审核准备工作以后,能够按预先约定的日期到被审核方现场实施现场审核.现场审核的主要步骤包含召开首次会议、收集审核

证据、明确不符合项并编写不符合项报告、召开末次会议并宣布审核结果.

一、首次会议

首次会议是现场实施的第1步.首次会议顺当与否,对随后的审核工作影响重大.首次会议由审核组长主持,参加人员为审核组全体成员、被审核方的

高层经理、管理者代表及各有关部门主管.会议应严肃而不拘谨,语言精炼,通常不宜超过30分钟.

首次会议的内容和程序如下:

1.向被审核方介绍审核组成员,到会人员签名登记.

2.重申审核类型、审核目的、审核依据和审核范围.

3.重申审核计划,强调审核期间工作时间安排及末次会议时间.

4.介绍审核方法和程序,应申明审核采用的是抽样调查方法.

5.介绍审核结果的处理方式,说明不符合项和最终审核报告的签发方式.

6.重申保密规定.对认证公司而言,被审核方提供的所有资料都是保密文件,不得向任何第三方透露.

7.明确陪同人员.被审核方的向导熟悉必须审核的部门和项目,为审核员提供协助.

8.明确审核所需的资源和设备.如审核员办公室、开会场所、交通工具、办公用品、防护用具及午餐安排等,都必须在首次会议上确认.

9.征求被审核方对审核安排的意见.有不清楚的地方应进1步说明,没有异议则首次会议结束.

10.假如审核组不熟悉审核范围,能够安排审核组成员快速巡视审核现场范围,熟悉审核现场的分布和特点,进1步部署审核活动.

二、收集审核证据

首次会议后,审核组根据审核计区划组进行审核,收集审核证据.审核证据是关于事实的能够验证的信息、资料、记录或者陈述.审核证据能够是定量

的,一也能够是定性的,具有可验证性或可重复性.审核证据能够通过工人面谈、文件记录审阅、现场检查和现场测量测试等方法取得.审核员应亲自

挑选工人,而不是由被审核方指定.审核员应分别从工作现场、人事登记表和薪水表等不同的渠道挑选.应注意所挑选的工人应合理地分布在不同的部

门、不同的工作年限、来自不同的地区和男女性别,确保访问到的工人具有较强的代表性.挑选工人应征得工人的同意,假如工人不愿接受访问,审核

员应此外挑选其他工人.

访问工人应在审核员和挑选的工人之间进行,不应有被审核方代表参加.访问工人能够通过小组访问或单独访问的方式进行,审核员应作出适当的组合

.在开始访问前,审核员应营造宽松平和的谈话环境,应清楚表明自己的身份,表明自己并不是当地政府人员,也不是公司管理层的代表,访问过程和结

果都是保密的,不会透露给公司管理层.

审核员应查阅尽可能完整的公司文件记录,不完整的资料往往不能表明体系的持续有效运行.至少应查阅以下资料:

(1)公司工商营业执照及政府发放的其他许可证资质;

(2)政府部门检查记录:如消防验收报告和劳动年检证;

(3)公司规章制度及劳动纪律;

(4)工人人事档案及年龄文件副本

(5)劳动合同以及他协议;

(6)工作时间记录,包含工卡、考勤表、加班记录和休息请假记录;

(7)工作时间控制记录;

(8)薪水记录,包含薪水标准、薪水计算记录和薪水发放记录;

(9)社会保险和福利记录,包含缴费记录、收费记录和登记表;

(10)工人违规记录及处理;

(11)安全卫生检查记录;

(12)特种设备年检登记记录,包含锅炉压力容器及厂内机动车辆、电梯和起重机械等;

(13)化学危险物品存放及使用记录;

(14)作业场所空气及噪音检测记录;

(15)劳动保护用品发放及回收记录;

(16)工人健康检查记录;

(17)安全卫生培训记录;

(18)消防安全演习记录;

(19)事故及工伤记录;

(20)工人投诉和处理记录.

安全卫生问题是整个审核过程的1个重要环节,一也是现场检查主要目的之一.曾经发生过这样的1个案例,某家工厂通过SA8000认证审核后不久发生

了严重的塌楼事故.因此负责现场检查的审核员一定要经过专门的安全卫生培训和具有丰富的工作经验,最好是一名安全专业人士,如申请注册安全主任.

现场安全检查至少应注意以下几点:

(1)厂房宿舍结构是否安全,是否妥善维修?

(2)是否使用"三合一"厂房?

(3)安全出口是否足够,安全通道是否堵塞?

(4)消防器材是否齐全,是否妥善保养?

(5)机器设备是否安全,安全装置是否齐全?

(6)锅炉、压力容器及起重设备等特种设备是否检验合格并登记?

(7)有毒有害危险品是否妥善保管和使用?

(8)工作场所通风、照明是否合适?

(9)个人防护用品是否合适,是否坚持使用?

(10)特种作业人员是否持证上岗?

(11)安全标志和紧急照明是否齐全?

(12)急救箱是否齐全,是否补充药品?

(13)厕所及饮水是否远离工作场所?

审核员应时刻牢记审核目标、范围和计划安排,不要轻易偏离"检查表"轨迹.如没有发现问题,不应非要找到问题为止,否则这对被审核方是不公正的,

并且违反抽样原则;如确需进1步调查取证,可征询审核组长同意后,方可临时偏离检查表.审核员应在现场亲自抽取或监督抽取样本,不能都由被审核

方代表代劳.审核中与被审核方发生分歧时,审核员应尽量克制.审核中若发现足以决定不推荐申请注册的严重的不符合项,经审核组长确认,必要时报高层

经理批准,可提前中止现场审核.

现场审核的常见问题:

(1)审核组长要控制审核的全过程,包含:①控制审核进度,既不要敷衍了事,也不要拖延时间;②控制审核计划,除非特殊情况,不得改变审核计划或增

减审核员;③控制气氛,应营造和谐及合作的气氛,避免产生争执;④控制纪律,不得有任何违反纪律的行为;⑤控制客观性,不能主观猜测和臆断;⑥控

制审核结果,审核结论应经过认真的探讨谨慎作出.

(2)要科学地选择样本.选择样本时应考虑到社会责任活动的复杂性.在对文件、数据抽样时要体现随机性,如在1年的数据中每个月都要取若干个数

据,这样抽样具有代表性.审核员在抽查样本和与员工面谈时,为了标明对被审核方的尊重,应征得被审核方部门主管或陪同人员的同意.

(3)充分利用检查表.在现场审核时应充分利用检查表,不要轻易偏离检查表提问题.当然也不能过分依赖检查表,检查表中的问题往往只给1个线索,

真正找出不符合项还必须进行跟踪提问.

(4)发现不符合项时,应追根溯源.有些问题光从表面现象判定不符合是不够的,真正不符合的原因要做更进1步的调查,以明确在体系哪1个环节上出

现不符合.

(5)与被审核方共同确认事实.当发现不符合项时,审核员应尽量征得被审核方的认可,以便被审核方采取纠正行动,假如被审核方明确有足够的证据推

翻某个不符合项,审核员应撤消该项不符合报告.当双方有争执时,审核员应尽量耐心说服被审核方,并强调审核是针对体系,而不是针对人.

(6)始终遵守审核员行为守则.审核员在整个审核过程中都应保持客观、公正、认真、明确、有礼貌和为被审核方保密的原则.

现场审核应收集充足的客观证据,以便判定被审核方社会责任管理体系是否符合审核准则.审核证据来自面谈、文件审阅和现场观察,应注意交叉核对

不同来源的资料是否一致,发现明显差异时应追根溯源,确认被审核方提供了成套的虚假资料时应报告组长处理.应随时对偏离社会责任管理体系审核

准则的表现作出记录.在实际审核中以下几方面可作为客观证据:

(1)现场观察及文件审阅中存在的客观事实.

(2)访问时,与被审核的活动的负责人的谈话能够成为客观证据,但还应注意,面谈取得的信息应通过独立的来源予以核实.独立的来源包含观察、记录

和测试结果.对无法核实的信息应给以标识.传闻、陪同人员或与被审核的活动无关的人员的谈话不能作为客观证据.

现场审核要注意根据公司的具体情况选择不同审核方式,常用的审核方式有以下三种:

(1)自下而上和自上而下的审核方式

所谓自上而下的审核方式,是指先到信息比较集中的部门了解总的情况,其次在此部门选择一批样本到使用这些样本的各部门去调查核实.采用这种审

核方式的典型例子是对不符合情况的调查,先到管理者代表处或人事部查询以往的不符合报告记录,其次抽样到各部门检查不符合项纠正行动的落实

情况和是否有预防措施.

所谓自下而上的审核方式,是指先在多个部门调查研究,选择一批样本到某一集中管理的部门去审核.这类方式的典型例子是对培训的审核.审核员先

到各部门查询员工接受培训的情况,其次到人事部查询所取样本是否有培训记录.

(2)正向和逆向的审核方式

正向和逆向的审核能够从两个方面来理解.一方面把社会责任活动——社会责任因素——社会责任影响看作1个顺序,从活动到因素再到影响是正向.

从影响到因素再到活动就是逆向.另一方面把管理体系五大要素看作1个顺序,从社会责任政策——策划——实施与运行——检查与纠正行动——管

理评审是正向,反之是逆向.

(3)按要素审核和按部门审核的方式

按要素审核是指针对某一要素去审核相关部门,最后所有要素都要审核.按部门审核是指针对某一部门审核所有有关要素,最后所有相关部门和所有9

个要素都要审核.按要素审核,往往1个要素涉及许多部门,审核组要访问许多部门才能完成1个要素审核.而每1个部门要重复接受多次审核才能完

成审核任务.这种做法效率低N_影响公司的生产运行.按部门审核时,审核组对涉及到的各个要素一次审核清楚,所复去各个部门审核,比较实用和受到

被审核方欢迎.最后按要素把各部门的审核结果整理出来,得出总的结论.通常情况下,审核采用按部门审核的方法较为普遍,有时两种方式都采用.

三、明确不符合项和编写不符合项报告

对审核中发现的问题,审核组将以不符合项报告的方式提交被审核方和认证公司,并在此基础上编制对被审核方社会责任管理体系是否有效性的结论.

因此,不符合项报告应简单明了,只陈述客观事实,不进行分析、评判,但又要使被审核方以此为依据分析问题,明确纠正行动.一份不符合项报告只记

录1个不符合项内容.

社会责任管理体系审核中的不符合项是指那些违背审核准则的审核发现.审核准贝L又称审核依据,它包含SA8000标准、适用于被审核方的社会责任法

律法规以及他要求,和被审核方的社会责任管理体系文件.不符合项按其严重程度和可能造成的后果能够分为轻微不符合项和严重不符合项两类.

1.严重不符合项.出现以下三种情况之一的,即构成严重不符合项.

(1)体系运行出现系统性失效.如某一要素或某一关键过程重复出现失效现象,即多次重复发生不符合现象,又未能采取有效的纠正行动加以消除,形成

系统性失效.

(2)体系运行出现区域性失效.如在某一部门,体系要素的全面失效现象.例如各层次中各部门的培训失效或某一车间有害物浓度长期超标,又没有纠正

行动.

(3)造成严重的社会责任危害.如使用监狱劳工或童工、发生群死群伤或火灾等灾难性事故、发生全厂性罢工等重大劳资纠纷事件.

2.轻微不符合项.出现下列情况之一的,即构成轻微不符合项.

(1)对满足社会责任管理体系要素或体系文件的要求而言,是个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的问题.

(2)对保证所审核区域的体系有效性而言,是次要的问题.

3.观察项.出现下列情况之一的,即构成观察项.

(1)存在问题,但证据不足,必须提醒被审核方注意的事项.

(2)己发现问题的迹象,但尚不构成不符合项,继续发展可能构成不符合项.

观察项通常不列入不符合项报告,也不列入最后的审核报告.设置观察项有利于促进被审核方改进社会责任管理体系.

4.不符合项报告内容.不符合项报告包含以下内容:

(1)被审核部门及负责人姓名;

(2)审核员姓名;

(3)审核准则;

(4)不符合事实的描述;

①写明是什么事情,只陈述客观事实,不作任何分析或论断.

②写明是谁说的或是谁做的,只写职务,不必写姓名.

③写明规定的要求是什么,写出规定的具体内容.

④写明必要的细节,使之便于追溯,如地点、部门,或者标准、手册、程序、作业文件的名称和章节号.

(5)不符合类型,明确是轻微还是严重不符合项;

(6)建议采取的纠正行动计划及完成日期;

(7)纠正行动完成情况及验证.

对确认有严重不符合项的公司,均不予推荐申请注册;对有轻微不符合项的数量尚不足以构成严重不符合项的公司,通常均予以推荐申请注册,但需采取纠正行

动,并经认证公司跟踪确认已完全符合后,才能予以发证.

5.审核结果的汇总分析

为了使审核结论更准确,审核组长在末次会议前应召开一次全体审核员会议,对审核结果作一次汇总分析,以便对被审核方的社会责任管理体系作出公

正的评价,为末次会议作准备.汇总分析能够考虑以下几个方面:

(1)从发现的不符合项分析:如不符合项的总数,其中严重不符合,轻微不符合各有多少项.假如审核的按部门进行的,则列出不符合项涉及什么要素,其

中哪个要素最多或最严重.有了这些数据,大致能够清楚这个部门的薄弱环节在哪儿.

(2)从发展的历史和趋势分析:将上次审核发现的不符合项的总数以及构成与本次审核结果比较,体系是在持续改进还是在退步.从对上次纠正行动完

成的情况及有效性的分析,也可看出社会责任管理进步或不足的情况.

在上述汇总分析的基础上,能够总结公司管理体系存在什么薄弱环节以及严重程度,从而得出整体性的结论意见.

四、末次会议

现场审核完成之后,审核组应召集被审核方的高层经理、管理者代表和有关部门的负责人员举行末次会议,其主要目的是向被审核方介绍审核发现,使

他们清楚地理解和认识审核发现的事实根据.假如时间容许,审核组长通常在末次会议前与管理者代表交流,以避免在较大规模的末次会议上发生争执

.关于审核发现的重要性和措辞的最终决定权属于审核组长,尽管委托方和被审核方可能持有异议.

在末次会议上,审核组长应就公司社会责任管理体系的符合性、有效性做出总体评价和结论.结论应全面总结社会责任管理的成绩和问题.在末次会议

上审核组长还应澄清或回答被审核方提出的问题,并告诉被审核方审核报告送发的日期.

末次会议由审核组长主持,按预定时间举行,会议程序和内容包含:

1.出席会议人员.只要可能,儿参加首次会议的人员都应参加,并在签到表上签名;

2.感谢被审核方对审核工作的支持和配合;

3.重申审核的类型、目的、范围、依据和方法;

4.毫无疑问被审核方在社会责任管理上的优点和成绩,但也有不符合项;

5.逐条介绍审核过程中明确的不符合项;

6.重申审核是采取抽样检查的方法进行,声明可能有未发现的不符合项,被审核方应举一反三,纠正可能存在的其他同类问题;

7.全面总结并作出结论.介绍审核了多少部门,查阅什么文件记录,访问了多少工人,发现了多少不符合项,介绍运行体系对SA8000标准的符合程度、实

施程度和实施效果.其次,宣读审核组基于客观事实所作出的社会责任管理体系是否有效性的结论.最后还应告诉被审核方,审核组是否将向认证公司

推荐申请注册;

8.征求被审核方对不符合项报告、总结报告结论的意见;

9.请被审核方代表在审核报告、不符合项报告上签字,并将一份副本交给被审核方作备忘录,以便采取纠正行动;

10.商定未尽事宜.若审核组决定推荐申请注册,则要求被审核方做出对存在的问题采取纠正行动的承诺,明确纠正的时间,并在30天内以书面报告的形式报

告纠正行动计划;对因存在严重不符合项等问题暂不推荐申请注册的,应当做出对存在问题采取纠正行动的承诺,并提出纠正时间;若不拟继续申请申请注册,则

审核组长应在审核报告中向认证公司说明.

第四节 审核报告

审核报告是审核工作的重要成果,是审核形成的正式文件.审核报告应在审核组长的指导下编写,由审核组长签名确认.审核报告通常包含如下内容:

1.被审核方的基本情况

(1)被审核方名称、地址、电话、传真、邮编;

(2)审核类型、目的、范围、依据、方式(全面/部分/抽样);

(3)审核日期及程序.

2.认证公司及审核组成员名单(姓名、审核职务)

3.审核结果及评价

(1) 被审核方简介;

(2) 被审核方参与人员名单;

(3) 审核过程简况;

①审核了什么社会责任管理体系文件;

②审核了什么部门的社会责任活动;

③审核了公司什么文件和记录;

④访问了多少工人,分别在什么部门;

⑤审核中发现的严重不符合项和轻微不符合项数日;

⑥不符合项分布(按要素或部门);

⑦审核过程中是否遇到障碍或限制,是否收集完整、全面的资料和证据;

⑧对被审核方社会责任管理体系运行情况的评价;

1. 被审核方采取纠正行动的方案

2. 预计被审核方采取纠正行动的时间及跟踪意见

3. 审核组对被审核方作出审核结论,决定是否推荐申请注册

（1）社会责任管理体系对审核准则的符合情况;、

（2）体系是否得到了正确的实施与保持;

（3）管理评审过程是否确保社会责任管理体系的持续适用性与有效性.

7.申明审核基于抽样调查的方法进行

8.审核报告发放范围

9.声明所附文件件数及页数

10.审核方与被审核方签名及签署日期

11.附件

(1)审核计划;

(2)社会责任管理手册审核表;

(3)不符合项分布表;

(4)不符合项报告表;

(5)出席首次、末次会议签到表;

(6)其他有关说明资料.

审核报告完成后,应按合同规定要求,由审核组长将报告提交给委托方,由委托方决定发放范围和对象.注意,审核报告属高度保密文件,委托方具有独

家所有权,没有委托方的许可,不得将审核报告内容透露给任何第三方.

第五节 纠正行动与跟踪审核

跟踪审核是指对纠正行动的实施情况所进行的事后检查和验证.跟踪审核是保持社会责任管理体系持续有效运行的重要措施,是社会责任管理体系审

核的重要阶段,也是认证公司决定是否推荐申请注册的最后1个程序.

一、纠正行动的跟踪审核原则

纠正行动的跟踪审核是社会责任管理体系审核的重要阶段,其原则是:

1.所有在审核中发现的不符合项,必须由被审核方切实采取纠正行动,认证公司进行跟踪审核并验证后,方可由认证公司审查决定是否推荐申请注册及批准

发证.

2.根据不符合项的性质,可采用不同的纠正行动跟踪审核方式.对于严重不符合项或仅有到现场才能验证的通常不符合项,应采取现场跟踪审核的方式

;对于轻微不符合项,可由被审核方提交纠正行动的实施记录;对于制定纠正行动计划而短期内无法完成的轻微不符合项,可定期监督审核时予以复查.

3.纠正行动完成期限,严重不符合项通常应在3个月内完成,轻微不符合项通常应在1个人完成.

二、纠正行动的跟踪审核程序

纠正行动的跟踪审核按如下程序进行:

1.审核期间由审核员和被审核方共同确认不符合项;

2.审核员向被审核方提交不符合项报告并提出纠正行动要求;

3.被审核方签字认可不符合事实,并提出纠正行动;

4.审核员评价认可纠正行动计划;

5.被审核方实施和完成纠正行动;

6.审核员对纠正行动完成情况进行验证;

4. 审核员对纠正行动实施效果作出判断;

5. 审核员对严重不符合项提交纠正行动跟踪审核报告.

三、纠正行动方案与证据的评价

1.作为纠正行动计划,应符合以下的要求:

(1)具有适应性和有效性.即任何旨在消除实际存在和潜在的不符合项的纠正行动,应与问题的严重性和伴随的社会责任影响相适应;

(2)具有可操作性和有效性.即用于纠正不符合项的行动措施应当是实用的,可行的,其结果是有效的;

(3)公司应提供适当的资源,如人力、物力和财力,确保纠正行动的实施.

2.在评价有关纠正行动证据时,审核员应证实:

(1) 己采取的措施是否与原方案相符或达到相同的效果;

(2) 该措施是否已经消除了产生不符合的原因;

(3) 纠正行动的实施结果是否有效,是否足以避免同类的不符合项再次出现.

第六节 监督审核

公司社会责任管理体系在通过认证公司的认证审核,获得体系申请注册后,必须确保社会责任管理体系持续地符合SA8000社会责任标准、体系文件和法律

法规的要求,确保持续有效地实现既定的社会责任目标(有可能是逐步提高的).同时,由于各种原因公司有可能在某一阶段发生体系、过程、产品或服

务方面的重大变更.为了维持认证资格,公司必须对体系作出相应的调整以确保长期持续的符合性、有效性,因此,作为认证公司应建立认证后对公司

社会责任管理体系进行定期或不定期的监督审核的制度和程序.

监督审核是认证公司向公司颁证后,在证书有效期内(通常为3年)对获证公司进行的定期或不定期的审核,旨在验证获证公司的社会责任管理体系是

否持续符合SA8000标准并有效运行,从而确认其能否继续持有和使用由认证公司颁发的认证证书和认证标志.

一、定期监督审核

对公司社会责任管理体系进行定期监督审核的频次和深度,应视公司社会责任因素的复杂性及社会责任影响程度等情况决定.两次定期监督审核之间

的间隔通常为半年.

定期监督审核通常包含以下内容:

1.维持体系运作的有关要素:即内部审核、管理评审、纠正和预防措施;

2.工人、公众和利益相关者投诉;

3.公司是否发生人员和组织结构调整;

4.公司生产经营运行是否发生转变;

5.公司工作时间和薪水福利制度是否发生转变;

6.对认证证书和标志的使用是否有违规情况;

7.体系文件的变更以及这些变更涉及的区域和活动;

8.监督审核通常采用抽样的方式进行;

9.每次监督审核应涉及全部体系要求,每次监督审核对各要素审查的深度和广度各有侧重,尤其对上次审核遗留问题要进行审查.

通常情况下,认证公司会在相关程序中要求认证审核或复评后就制订对该公司整个证书有效期内的监督审核计划,对每次监督抽查的区域或要素作出

策划.

二、不定期监督审核

审核获证后,公司管理体系假如出现重大变更,或获证公司发生重大意外事故,发生重大劳资纠纷事件,或受到公众的强烈投诉等情况时,认证公司会根

据合约规定进行不定期监督审核.

当获证公司发生下列特殊情况时,认证公司应制定不定期的监督审核计划:

1.获证公司社会责任管理体系发生重大变更.如公司组织机构及职责发生了重大更改(例如进行股份制改造或进行业务流程重组),高级管理层发生重

大人事变动,管理手册、程序等文件发生重大变更,或者人员、设备、关键工艺发生重大变更.

为及时获得以上变更信息,认证公司应要求获证公司及时申报变更情况,以便对获证公司实施监督管理.

特殊情况下的不定期监督审核能够采取临时单独进行的方式.假如时间接近的话,一也能够与定期监督审核合并进行.

2.当获证公司提出关于扩大原有认证范围的申请时,认证公司能够单独安排或结合监督审核安排扩大认证范围审核.扩大认证范围审核应包含文件评

审,并至少对申请扩大的部分(要素、部门)会造成影响的全部要素和职能进行评审.

3.发生重大意外事故或公众投诉时.当认证公司获知获证公司生产经营过程发生严重事故,遭到公众投诉,发生重大劳资纠纷,或者遭到政府部门处罚

等情况时,应派出未参加该公司初次审核及最近一次监督审核的审核员前往调查,若属实,则应作出证书是否维持的决定.

三、监督审核中发现问题的处置

对监督审核中所发现的问题,视轻重程度通常有如下三种处置方式:

1. 认证暂停

有下列情况之一的,认证公司能够暂停认证证书持有者使用认证证书和标志的资格.

(1)认证证书持有者未经认证公司批准,对获准认证的社会责任管理体系进行了重大更改,且该项更改影响到认证资格;

(2)监督审核发现认证证书持有者社会责任管理体系达不到规定要求,但严重程度尚不构成撤销认证资格;

(3)认证证书持有者对认证证书和标志的使用不符合认证公司的规定;

(4)认证证书持有者未按期交纳认证费用,且经指出后未予纠正;

(5)发现其他违反认证规则的情况.

认证暂停后,若认证证书持有者在规定的时间内采取措施,满足规定的条件后,认证公司取消暂停.否则,认证公司可能撤销认证资格,收回认证证书.

2. 认证撤销

有下列情况之一的,认证公司通常会撤销认证证书持有者使用认证证书和标志的资格,收回认证证书:

(1)暂停认证资格的通知发出后,认证证书持有者未按规定要求采取适当纠正行动;

(2)监督审核发现认证证书持有者社会责任管理体系存在严重不符合规定要求的情况;

(3)出现认证公司与认证证书持有者正式协议中特别规定的其他构成认证资格撤销的情况.

被撤销认证资格的公司,1年后方可重新向同一认证公司提出认证申请.

3. 认证注销

认证注销是认证公司注销认证证书持有者使用认证证书和标志的资格,并收回认证证书.有下列情况之一时,通常注销认证:

(1)由于认证规则发生变更,认证证书持有者不愿或不能确保符合新要求;

(2)在认证证书有效期届满时,认证证书持有者未在认证证书有效期届满前向认证公司提出重新认证申请;

(4) 认证证书持有者正式提出注销.

第七节 复评

认证证书的有效期为3年,获证公司在认证证书到期前,应重新提出认证申请,认证公司受理后,重新对公司进行审核,这称为复评,即换证审核.复评的

目的在于证实公司社会责任管理体系持续满足社会责任管理体系标准的要求,且社会责任管理体系得到了很好的实施和保持.

复评应满足下列要求:

1 .复评应在认证证书有效期终止前3个月内进行;

2.复评所需的人、天数在认证基础无更改的情况下可比初次审核略少;

3.复评的审核方法与初次审核相同,复评方案应考虑上一次审核的结果,并至少包含社会责任管理体系文件的审核、现场的审核和工人面谈;

4.复评至少应确保公司社会责任管理体系的所有要素之间统一协调;发生变更后,社会责任管理体系运行良好;社会责任管理体系得到有效的保持;

5.在复评过程中,审核组应检查公司投诉、申诉及对其所采取的纠正行动的记录,并检查公司是否符合认证要求;

6.复评报告除包含审核报告要求的全部内容外,还应包含对前次审核发现的不符合的纠正情况.