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ISO9001作业指导书作为文件化ISO9001质量体系的第ISO9001三级文件,在ISO9001质量体系的运行中起着举足轻重的作用,多用于指导具体的作业如设备的操作､产品或原资料的检验与试验､计量器具的检定､产品的包装等｡ISO9001质量手册和ISO9001程序文件的编写已有许多文献作了详尽的阐述,但ISO9001作业指导书的编写在有关文献和实际编写中却较少得到重视｡
1.对ISO9001作业指导书编写的误解
人们对ISO9001作业指导书的编写存在着许多误解,主要有:
1)ISO9001作业指导书是无用的,它既费时又妨碍人的手脚｡有人认为我从事这项工作已经许多年了,作业步骤已能够倒背如流了,甚至闭着眼睛也能把它做好｡实质上这是把作业指导书仅理解为纯粹的操作流程,实际上除此以外作业指导书还应包含更重要的内容,如作业的要求､产品接收与判定的准则等｡也有人认为作业指导书束缚了员工的手脚,难以发挥其创造性｡实质上这是将ISO9001作业指导书当作一成不变的真理,许多情况下操作人员能够就作业指导书的修改､纠正和预防措施的制定等提出自己的意见,从而发挥他们的创造性和工作主动性｡
2)认为ISO9001作业指导书的数量越多越好｡在ISO9001质量体系的文件化过程中,有些组织针对所有的作业和过程都编制了ISO9001文件｡对此ISO9001中指出“假如没有形成文件的程序就不能保证质量时,则应对生产､安装和服务的方法制定形成文件的程序,对ISO9001程序文件如此,ISO9001作业指导书同样也是如此,太多的文件会把你压垮｡
3)认为ISO9001作业指导书的数量越少越好｡有些组织为了使文件的数量尽可能减少,以利于文件的管理,对于标准中,没有具体数量规定的ISO9001作业指导书(ISO9001程序文件则因ISO9001标准中规定了应当制定的程序而不可能减少)提出尽可能不编,这就使许多重要的､必不可少的文件也没有制定,从而使许多影响质量的因素未能加以控制｡
4)把工作标准当作ISO9001作业指导书｡有的组织认为许多岗位已有工作标准,没必要制订作业指导书｡其实,工作标准不同于作业指导书,它是针对工作的责任､权利､范围､质量要求､程序､效果､检查方法､考核与奖惩办法等方面所制定的标准｡它与ISO9001作业指导书可能有相同之处,但其强调的内容有区别,并不是所有的作业指导书都必须规定职责､权限､考核与奖惩等内容;反过来作业指导书应有的条件和标准在工作标准中却不一定有｡必须说明的是,目前工作标准的发展趋势之一是将工作标准与作业指导书､程序文件有机地结合为一体｡
5)用文字将现有的操作按步骤详细地描述下来就是ISO9001作业指导书｡太多的人认为为与ISO9000一致,公司应提供完成日常任务的书面文件,生产过程的每1个阶段都必须文件化,从而使雇员们陷进了把已经十分熟悉的操作的每1个细小步骤描述下来的泥潭｡但这些逐步展开的作业指导书又怎么样呢?人们经常能够发现这样的废话:“通过拨动计算机左后方的肘节开关打计算机直到屏幕上出现绿光或“立即输入口令｡这种指导书不仅无用,也是不必要的｡
详细的作业步骤必须文件化吗?是的,它们可能是应该的,但却不是必须的,表明一项任务是怎样完成的文件常常在设备的操作手册或培训手册､工业标准或工作培训的文件资料中已经有了｡
2.ISO9001作业指导书编制的原则
ISO9001作业指导书的编写应遵循以下的原则:
1)作业指导书应尽可能简单､实用
ISO9001规定质量体系程序的“范围和详略程度应取决于工作的复杂程度､所用的方法,以及开展这项活动所需的技能和培训,同样作业指导书的详略程度也与此有关,并应尽可能简单､实用,为此能够采用以下方法:
首先,写你该写,即只写与控制影响质量的因素及结果的评定方法有关的内容,而有关操作的步骤等内容已在设备操作手册､标准､岗位培训的原始资料中已有描述,人们只需引用或参考这些已经存在的标准和文件,没有必要把它重复一遍｡如在立式光学比较仪上校准塞规的作业指导书,不必须说明怎样使用仪器和调整工件,但必须说明所使用的量块要求､塞规要求与结果的评价方法｡
其次,尽可能写得最易懂｡ISO9000并没有要求用复杂的､冗长的､夸张的语言来编写,无论员工的文化程度有多高,人们也喜欢看容易阅读的东西故应选择通俗易懂的句子来表达,避免使用难懂的､生僻的词语｡
第三,不定义术语｡作业指导书能够使用各种术语,但给术语下定义是标准和质量手册､程序文件的事,而术语的理解应在有关的培训中解决｡
最后,要尽可能方便使用者｡使用者的必须是很重要的,作业文件应避免全部用文字来表达,能够采用流程图､图表､照片;同时采用较大的字号,避免使用密密麻麻的文字及大量地引用其他的文件或表格｡
记住:无论是自己写文件或请别人编写,你不是按字付酬,简明､简洁是好的文件的标志｡
2)只写该写的ISO9001作业指导书
通常而言ISO9001作业指导书过多或过少都是不正常的,但其数量并没有明确的规定,而应建立在必须的基础上｡你应针对你计划编写的作业指导书回答以下3个问题:
a)我为何要编制这个作业指导书?
b)有了这个作业指导书,我能执行什么任务(控制什么影响质量的因素)?
c)文件的培训或岗前培训､岗位培训能覆盖或取代这个ISO9001作业指导书吗?
对以上3个问题的明确回答能够决定是否必须这个ISO9001作业指导书｡
3)易于修改
为响应瞬息转变的顾客必须和社会必须,过程必须不断地改进,因而有必要发挥员工.在持续质量改进中的作用,而难于修改的作业指导书不利于员工主动性和创造性的发挥｡
4)应与已有的各种文件有机地结合在许多案例中,组织把老的工艺文件､规程､规范､工作标准等放在一边,仅简单地粉饰上质量体系要求,而没有把作业指导书和组织已有的文件结合起来｡这实质上又会产生新的官僚主义,维持这种官僚主义产生了不必要的工作而对公司本身没有什么价值｡
3.作业指导书的内容及表现形式
文件化作业指导书不必成为一种负担,像质量体系的其他文件化形式一样,作业指导书应专注于控制影响质量的因素而不是详细的操作｡
那么,作业指导书应当包含什么内容呢?它应包含条件和标准,不是要求雇员详述每1步的操作,而是要求他们在进行操作时作记录和怎样知道他们所做的是对的｡换句话说,作业指导书是文件化1个特定操作的条件和标准｡
1)条件
开始一种操作的场合或前提条件是什么?由谁开始和认可这项操作?如塞规检定的作业指导书应规定人员条件､环境条件､设备要求､量块要求等检定条件｡
2)标准
对第三级的作用指导书而言,有比日常操作重要得多的内容,为了与ISO9000一致,它应当展示1个特定产品的能接收和不能接收的范围,也应陈述对公司产品而言是独一无二的公差和标准(如范围､极限),以使雇员知道他或她被对了?假如作业指导书不能提供有权威的标准,如尺寸､公差､公式､表格､温度范围､表面条件､加工方法､成份､原资料等,它就没有符合目的｡
也就是说,对,大多数产品而言,作业指导书的文件化是关键信息的文件化,而工作的目的､范围､何时和何地做､怎样做､使用什么资料与设备等内容视具体工作可斟酌取舍｡
ISO9001作业指导书用于具体指导现场生产或管理工作,其结构和形式完全取决于作业的性质和复杂程度,不像ISO9001质量手册和ISO9001程序文件那么单一,不必也不可能采用统一的结构和形式｡因而根据其应当包含的内容能够全部用文字描述,也能够用图表来标明,或两者结合起来使用｡
