OHSAS18000体系要制定的三类文件(职业健康认证申请)

OHSAS18000体系要制定的三类文件

OHSAS18000体系要制定的三类文件

按照《审核规范》规定，“体系”要制定“管理文件”（具体名称为“管理手册”）、程序文件及作业文件三类，又称为“三级文件”。“体系”运作要按各要素功能的要求，结合生产活动，依据法律法规、规程制度，预先策划、制定好写在这“三类文件”中程序化了的各项活动的目标（指标）和具体步骤，并执行好有关“管理方案”和“程序”。“三类文件”分级别全面地描述了职业健康安全工作，因此叫“文件化”，即“体系运作文件化”。“管理文件”是全面指导企业职业健康安全工作的文件。它要阐述依据《审核规范》制定的本企业的“职业健康安全方针”、“目标”和“管理方案”，描述“体系”各核心要素，特别要详述对重大风险控制的要求；明角“体系”各有关部门和各层次员工的作、职责和权限，并说明现有行之有效的管理规范与“体系”的衔接以及手册的评审、修改和控制等规定；它也是程序文件和作业文件编写的依据。除此之外，它的附录内容还包含：有关法律、法规清单，重大风风险和重大环境因素以及管理方案清单，企业的机构和职能分配图、表，企业管理范围，即“体系”适用范围的现场平面图等。

“程序文件”是为实施“体系”要求而做好的“风险控制工作”和实施“管理方案”等活动而规定的方法和步骤。每个程序文件要明确目的、范围、职责、执行步骤等，它是管理手册的支持性文件，又是作业文件的指导性文件；程序文件的数量应当包含“保持程序”的要素和有企业特点的重大风险企业活动的控制项目，其描述应具有可操作性和可检查性；除此之外，其附录应附有相关规程、制度清单（含现行有效的安全健康工作有关的规程、制度）、危害因素清单、应急预案与响应项目清单等。 “作业文件”是进行每一项具体的作业活动（包含“应急响应”的准备工作）的具体方法和步骤（即程序）。有的电力企业称其为“标准化程序安全作业方案”或“安全作业程序控制法”，是程序文件的支持性文件；除此之外，作业文件还包含作业指导书、危险点控制卡、各类表格、各种报告等资料。

制定好、写好这“三类文件”是建成“体系”过程十分重要的工作和步骤，是衡量“体系”是否符合《审核规范》要求的重要标志；也是“准则”的组成部分，是企业内部进行“审核”和认证公司进行“认证”时的重要依据。“三类文件”写明要做的工作，“体系”运作就照着办；风做过的，都要进行检查和评估，检查、监测发现“不符合”的（“不符合”习惯上称为“存在问题”），都要进行纠正，并预防其重复发生。上述工作经过“审核”、“管理评审”后，要持续改进，这是“体系”运作能够持续有效的保证。各级员工一定要认识和理解制定好及写好“三类文件”的重要作用。内审员最终要把“三类文件”写成易懂、便于操作的文件；各岗位员工按“三类文件”中写明的进行控制、管理、监督，并持续改进各项工作；切勿公把通过“认证”，完成“三类文件”的编写作为目标。假如把“三类文件”写成员工“看不懂”、难执行的“摆设文件”，则建立的“体系”就运作不起来。