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谈谈ISO9000审核纪录
ISO9000审核记录是收集审核证据并形成审核发现全过程的文字记载.审核记录是审核案卷中最重要的一部分,它是ISO9000认证公司作出认证决定的依据.必须时(如申请处理、验证审核证据),ISO9000审核记录能够为追溯提供事实凭证,也能够为下次审核方案的策划提供参考,使ISO9000审核的连续性得到保证.
为使ISO9000审核记录满足以上要求,审核记录应包含足够的细节,使它能反映受审核方ISO9000质量管理体系的运行情况,判断认证标准中的各项要求是否得到有效实施.记录中应记有每个符合的ISO9000审核发现以及支持的证据和每个不符合的审核发现以及支持的证据,用以支持认证决定的判断.
为此,ISO9000审核员在审核过程中应准确地、公正地、简洁而又清晰地记下所收集到的各种证据,使记录真实可靠.这是ISO9000审核员的重要职责,也是认证行业对审核员的职业要求.熟练地作好记录也是审核员的一种职业技能.ISO9000审核记录的好与坏,是衡量审核员水平的重要标志.作不好审核记录的审核员,由于他不能如实记录收集的证据,不能提供符合要求的、可信的审核报告,得不出可靠的审核结果,因此不能圆满完成审核任务.因此,每个审核员从当ISO9000审核员第一天起,就应重视作好ISO9000审核记录,并应不断努力提高自己的审核记录水平.那种不重视审核记录的质量,在考核审核员时,不把审核记录水平作为重要考核内容等种种轻视审核记录的做法,都是不利于提高审核水平的.
在审核资料的评审过程中会发现,目前有少数审核记录由于审核水平、专业水平、语文水平.文字书写水平等诸多原因,明显地不能满足要求.这种情况,应引起认证界的足够重视.
分析ISO9000审核记录中存在的问题,表现是多种多样的,无法—一表述,但其中有共性的主要问题可归纳为如下几个方面.
一、记录内容偏离标准条款要求
ISO9000审核记录的内容应当是被审核的标准条款要求取证的内容,可是有时发现记录内容与审核条款要求有明显偏离,其原因常常是ISO9000审核员对标准条款的理解有偏离.
例如:过程的监视和测量以(8.2.3)的审核记录,记录的是产品生产过程中产品过程检测的内容,明显表明审核员对标准的理解错误,混淆了过程的监视和测量(8.2.3)和产品的监视和测量(8.2.4)两条款的区别.
又如:产品实现的策划(7.1)条款的审核记录中,只记有“生产任务是按合同由生产科按月下达等,而没有明确回答标准要求的四项策划要求,看不出是否进行了策划,更看不出策划是否满足标准要求.标准规定8.2.2和8.2.4条款的实施是根据7.1条款“产品实现的策划结果进行的,7.1条款运行不到位,8.2.3和8.2.4条款的审核也缺少依据,造成重要的审核内容落空.
再如:生产和服务提供的控制(7.5.1)的审核记录,只简单地绘了1个生产流程图,而无条款要求的六项内容.1个流程图不能表明生产过程是否在受控状态下进行,不能表明工艺文件是否齐全,设备是否完好,生产过程中的监视和测量是否正常进行等各方面的情况.
上述记录无法为认证决定提供依据,是不符合要求的.
二、记录有事实无判断
收集ISO9000审核证据后,应对照审核准则进行评价、判断,得出是否符合标准要求的结论.有的审核记录尽管记有大量事实,但对事实是否符合标准要求却无判断,无结论.
例如:监视和测量装置的控制(7.6)的审核,记录中有抽查计量器具台帐的情况,检查计量仪器周期检定的情况,还记有多种仪器的名称、数量等,但没有这些计量仪器的种类和精度是否能满足产品检验要求的记载.这就造成7.6的审核结果是否满足标准要求无依据.
又如,对过程设备的审核,尽管记录了大量的设备台帐、设备维修年度计划、月度计划、维修记录等情况,但这些生产设备的设置,以及它们的生产能力、加工精度是否能满足产品的必须,记录中没有记载.这就使63b)的审核不能满足要求,企业的设备管理是否达到标准要求无结论.
三、记录有判断但无事实
常看到有的记录中有明确的“符合要求的结论,但无事实依据.
例如:ISO9000管理评审(5.6)的审核,记录内容是“管理评审内容符合要求,详见企业管理评审记录.这种记录无法作为认证决定的依据.由于看不到管理评审的输人输出内容,无法判断管理评审是否符合标准要求.“详见管理评审记录这种话更是让人无奈,管理评审记录在受审核方,怎么去“详见
又如,产品的监视和测量(8.2.4)的审核,记录内容是“查阅了出厂检验记录,产品符合要求.产品符合什么要求,出厂检验标准是什么,检验了多少项目,检验的数据怎样,检验报告是否有产品检验员签字,检验员是否有出厂检验的资格等都必须有清楚的记载,没有这些记录,无法判定产品的监视和测量是否符合标准的要求.
四、记录中复印件过多
在ISO9000审核过程中,收集到的审核证据有时抄写很不方便,复印后作为记录的附件是能够的.但有的审核记录中附有大量复印件,甚至复印件页数大大超过手写记录的页数.
复印件是一种事实原件,复印件本身不能表明是否符合标准要求,不加解释不加引用说明的复印件是不能作为审核证据的.如审核中复印了不少产品出厂检验报告,但报告中仅有检测结果,无出厂标准值.这种报告不能作为产品出厂合格的证据,必须同时附有出厂检验标准才能给出判断.
有的ISO9000审核员还收集了本不应收集的复印件.例如:把企业获得CCC认证证书的检验报告(有的十几页、几十页,多的可达上百页)全部复印后附在审核记录中,这是很不合适的.质量管理体系认证只检验企业是否有CCC证书就够了,至于企业怎样获得CCC证书,不是质量管理体系认证的检查范围.
五、字迹潦草;不负责任
ISO9000审核记录不是为审核员自己个人留用的记录,它是存档给别人看的Q审核时边审边记,这要求记录快一些,字迹有些潦草也是能够理解的.可是有的记录,字迹不是通常的潦草,而是龙飞凤舞,有时几个人一起‘研究都看不懂,无法辨认.这种看不懂的记录起不到记录的作用,无法作为认证决定的依据.有的审核员对别人看不懂自己的记录不认为然.他们认为别人看不懂记录,是别人的问题,而不是自己的问题,这是一种对审核记录不负责任的态度.更有甚者,个别审核员有意用潦草无法辨认的“天书来掩盖记录中的问题,免除评审中的检查,这种态度就更不好了.
六.缺少实际内容的记录
有极个别的审核记录无具体内容,这种记录从头到尾都看不出受审核方生产的是什么产品,看不出受审核方的生产过程是什么,看不到认证范围中描述内容的实际过程情况.如7if的审核记录、8.4的审核记录都笼统记录成产品生产、产品检验等,无产品名称、无检验标准、无检验记录.这种记录无法作为认证决定的依据,是无用的记录.
分析上述六个方面的问题,其原因主要是:
1.审核员不熟悉标准各条款的要求,在现场审核过程中不会正确取证,造成记录内容偏离标准;
2.审核员专业知识不足,记录中有意无意回避实际专业内容,造成记录中有关专业内容笼统、空洞,提供不出证据;
3.ISO9000审核员语言表达能力、文字书写能力差,文句不通、词不达意、轻重不分、主次不明,因而不能清晰、准确地记录取证的过程及结果;
4.工作不负责任、敷衍了事,审核不公正、不严格,致使记录马虎草率.
出现上述四方面原因不是偶然的,与目前的ISO9000审核员管理规范有一定关系.
1.审核员的申请注册考核只偏重标准条款的内容,而对申请申请注册人的语文水平、文字水平不考核. ISO9000审核员的录用单位也只审查审核员的申请注册资格,对语言表达能力.文字书写能力不考核,这就造成以记录为主要工作手段的行业,把关无门,放任自流,使得少数语文水平、书写水平明显不满足要求的人员进人了审核员的队伍.
2.审核员对标准的学习偏重于条款的文字解释,而对怎样以标准条款进行审核取证的能力缺乏培训及考核.这造成少数审核员只熟悉条款内容而不熟悉怎样取证.
3.由于少数审核员专业知识明显不足,审核员的专业资格与其实际专业知识水平相差较大,造成审核过程中专业内容的记录粗糙、淡化、浅薄甚至错误.
4.未将记录水平列入审核员业绩考核的重要方面.记录好坏,对审核员的工作开展及晋升无明显影响,因此少数审核员忽视审核记录,不重视提高记录水平,敷衍了事,错误百出,屡错不改,并不认为然.
为了提高ISO9000认证审核的可信性,提高审核的可靠性,ISO9000认证界应十分关注审核记录的质量,认证界应形成一种自上而下普遍重视记录水平,认真作好记录的优良行业作风,形成并保持认真记录的良好传统.在ISO9000审核员申请注册、录用、考核、培训等管理规范的各个环节,应确保审核员有符合要求的记录能力,这是认证界必须具备的行业技能,我们应为此而不懈努力.
