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审核组怎样实现增值审核,审计重举,明画深图关于运筹帷幄之中,决胜千里之外

  
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审核组怎样实现增值审核

结合工作及审核实际,从审核方案、沟通方式、审核报告、审核活动、审核准备等方面,分析现状及组织需求,运用ISO标准理念,提出系统的审核策划、合理的配置资源、有效的审核沟通,改进审核活动,努力和组织共同实现增值审核。

审核组怎样实现增值审核

在ISO 9001标准总则中强调了体系的潜在益处:促成增强顾客满意的机会。在ISO 9001标准范围里进1步明确:组织选择建立体系实施认证一方面是为了证实其能力,另一方面是持续改进,保证符合要求以期增强顾客满意,证实的成分在审核过程已经充分关注。笔者认为“促成增强部分体现得还不够,随着社会进步,后者需求更加突出,也就是通常说的增值审核,这是ISO标准的精髓,也是认证行业的生命力所在,怎样给组织提供增值审核,是整个认证行业必须充分关注的。下面结合本人工作及审核实际,谈谈个人看法。

一、现象

目前,由于诸多因素影响,审核活动以及获证组织还存在组织“二层皮“制度和做法“体系与生产过程等现象;已经到复评换证了还纠结于目标、文件、发放等环节;组织管理者还是把审核当成检查去应付;有的组织甚至连首末次会议开起来都困难,和高层有更好的沟通更难;审核组及人员变动大,导致不能有计划地“促成增强体系改进;专业知识缺乏不能精准诊断等。

二、思考

1.审核方案

审核方案是针对特定时间段所策划并具有特定目标的一组(一次或多次)审核安排机构在接收组织委托后,要根据组织的特点进行评价,尤其是必须改进的点,要真实完整描述,下次审核要根据以往审核信息及报告加以调整,这样确保审核组能够充分关注组织的改进,笔者认为,组长及专业审核员的相对固定有益于关注组织的持续改进,监督审核是实现持续改进的最佳阶段。当前,由于以上转变频繁,导致审核组尤其在监督审核过程中又要支出更多的精力去了解组织的基本信息,对前几次审核诊断情况的关注就更少。因此审核方案不系统,审核活动不连续,“促成增强的活动效果就不突出。

2.沟通方式

仅有获得足够的、充分的客观证据才能准确评价其满足审核准则的程度,往往在审核时,由于沟通方式等问题,会导致证据不充分,甚至组织恰恰做得比较完善的地方审核取证不足,导致评价偏差较大,对认证活动的认知有影响,其原因主要包含多种:审核员用太过于标准的语言;审核员没有充分理解“组织所处的环境,组织内部员工的素质等,总体而言,审核组及审核员很重要,能够做到对标准条款在本组织有什么活动有个基本识别,就能快速获得有效的证据。

3.审核报告

组织的管理者经常会在现场表态:“各管理层不仅要按要求举一反三对不符合进行整改,更要关注审核组提出的观察项……,说明这也是组织的愿望,ISO 9000标准中“审核发现定义中注2:审核发现可识别改进的机会或记录良好实践,审核组要予以充分关注。不仅在审核报告中体现,更重要的是要通过沟通和达成共识,且要在接下来的监督中和组织共同关注。目前,通常都是在上次“不符合方面关注、评价且留有证据,可是在识别其改进机会方面还不够完善:“如必须改进的方面组织是否足够沟通和理解“监督时审核组是否足够关注“改进的方面是否给予足够的毫无疑问等问题,都是认证公司和审核组必须思考的问题,从报告、再审核计划、审核内外部沟通等方面予以完善,使其体现持续改进的意图并同组织形成合力,使审核本身能够按照PDCA的方法促使组织实现持续改进。

4.审核活动

审核是系统的、独立的并形成文件的过程,这里强调系统性和独立性。不排除部分组织是以“获证为单纯的目的,审核组也不能放弃“持续改进的目的。个人认为:审核的过程必须组织的足够配合;放弃首、末次会议不可能有良好的配合;没有和最高管理者充分的沟通也不可能实现良好的持续改进;这必须审核组尤其组长通过沟通、审核活动、报告等各种方式让组织管理者能够真正理解“审核不同于检查,目的是“收集符合性证据“改进是我们共同的目的,这样就容易达成共识。

5.审核员准备

尤其是审核组长及专业审核员,在进现场前,至少在组织的产品和服务、标准、过程、原资料、方法等方面有充分的准备,必要时在组内有足够的沟通,现场才能利用有限的时间收集有效的证据,使评价更加符合组织的实际,同时也使组织对审核组有认同感。要强调一下:专业审核员要专业不是“专家,审核不同于检查,且忌不能用自己的经验要求组织必须怎么做,要记得ISO 9001标准总则里的“本标准并非必须统一不同质量管理体系的架构等3个声明。

6.“两层皮不仅仅是组织的事情

大多组织是先有体系再选择ISO标准的,管理和审核经历给笔者很大的感受是“两层皮现象普遍存在,“不仅仅是制度和做法的两层皮,还有是过程控制和体系管理两层皮。例如说组织生产过程从原资料、生产过程到检验试验控制得都比较符合实际且有效,可是目标、文件管理、内审等等还停留在初次审核的水平上,这是反映审核组和审核机构增值审核不足的充分体现,因此个人认为“两层皮的普遍审核组有其推卸不了的责任,这必须审核机构及审核组有效运用纠正、纠正措施、预防措施和PDCA的方法等标准理念贯穿于为组织服务的全过程,切实把组织的“两层皮问题解决好,也是增值审核眼前最必须解决的事情。

三、结论

审核方案的完整性和连续性是增值审核的条件。充分的审核准备和有效沟通是准确评价的基础,审核报告的共识和共同关注是增值审核的“助力器,审核活动的配合和沟通是增值审核的“发动机前提,克服“两层皮现象是审核组合组织共同的责任。

审计重举,明画深图关于运筹帷幄之中,决胜千里之外

审计重举,明画深图---- 运筹帷幄之中,决胜千里之外

计划是“关于由谁在某个具体日期前按一定的逻辑顺序来执行一项(或多项)事务或任务所消用时间、成本、资源等方面的预先安排。” 

    工作规划就是从我们现在所处的地方到我们要去的地方铺设的桥梁。计划工作制定与执行的好坏,往往能够决定1个工作项目的成败,乃至企业的兴衰。

    古人云:“凡事预则立,不预则废。”,就企业而言,做好计划工作,主要是为了合理调配资源,减少失误,减少浪费,提高经济效益。具体表现在:

    1、企业的工作规划能够指明企业的未来发展方向,界定企业的发展界限,并能有效地减少重复和浪费。

    2、健全有效的计划能够清晰地展示工作的全局,有助于设立各种具体目标,从而形成一种任务感,使员工有的放矢,激发员工的主动性和创造性,以提高工作效果和效率。

    3、计划是一种履行其他管理职能的绝对必要的先决条件,通过对计划和目标的理解,提升对部门职责的认识,能够更好地发挥部门的职能作用。

    4、加强计划管理可使各部门之间更好地协调配合,发挥综合效应的作用。

    5、计划会预测将会出现的问题,有所准备,而不会在问题出现时仓促应对。

    没有目标和计划,行动就是盲目的;没有计划的目标,也是水上浮萍。行动中,不是眉毛胡子一把抓,就是盲人摸象,摸着石头过河,走1步算1步。

    “田忌赛马”的故事告诉我们,通过有效的计划,能够用三匹“劣马”战胜三匹“良马”。在现代商战中,有效的计划同样起着决胜的作用。不论是戴尔公司的“直销策略”,还是海尔公司的“真诚到永远”,都是计划制胜的典范。

    那么,在具体工作中,计划有什么作用呢?大体有以下几点:

    1、督促作用――人有惰性;

    2、提示作用――人有忘性;

    3、理清思路的作用――通过编制计划过程中的思考,达到“胸有成竹”,做起来自然就“水到渠成”了;

    4、备忘录和备案的作用――应对转变,有备无患;

    5、锻炼思维和语言组织能力――写文章必须逻辑思维和语言表达;

    6、养成良好习惯――依计而行,按律而动;

    7、总结与回顾――借鉴以往经验,总结本次工作得失。

    古人做计划(运筹于帷幄之中)用的算筹

    明白了计划的重要性,怎样制定计划呢?,有以下几点可供参考:

    一、了解计划的特性:

    1.前瞻性

         工作规划考虑到未来的某一时段的目标与做法,具有前瞻性;

    2. 目标导向:

         规划了各阶段目标,及期望达成的状况;

    3. 决策:

         决定达到目标的策略、方法和步骤体现了“管理即是决策”的精髓。

    二、计划的种类:

    A-1、战略计划:由高层管理者负责制订的具有长远性、全局性的指导性计划;

    A-2、行动计划:是在战略计划所规定的方向、方针、政策框架内,为确保战略目标的落实和实现,确保资源的获得与有效运用而形成的具体计划。

    B-1、综合计划:具有多个目标和多方面内容的计划,涉及的内容关联到整个组织或各个方面;

    B-2、部门计划:内容比较专一,局限于某一特定的部门或职能,通常是综合计划的子计划;

    B-3、项目计划:是为某项特定的活动而制定的计划。

    C-1、指令性计划:是由上级下达的具有行政约束力的计划,它规定了计划执行单位必须执行的各项任务,其规定的各项指标没有讨价还价的余地;

    C-2、指导性计划:是由上级给出的通常性的指导原则,具体怎样执行具有较大的灵活性的计划。

    D-1长期计划:5年以上,主要回答:组织的长远目标和发展方向是什么,怎样达到本组织的长远目标;

    D-2中期计划:1年以上5年以下,以时间为中心,围绕长期计划说明各年应达到的目标和应开展的工作;

    D-3短期计划:1年以内,主要说明计划期内必须达到的目标和具体的工作要求,以指导各项活动。

    做计划可不要打“小算盘”哦!

    三、工作规划的要素:

    1、工作内容:做什么(WHAT)-----工作目标、任务 

        任务和要求应该具体明确,有的还要定出数量、质量和时间要求。 

    2、工作的理由:为何(WHY)-----工作意义、重要性

    3、工作分工:谁来做(WHO)-----工作职责分工 

        解决谁来做的问题。选对人,办好事。 

    4、工作方法:怎么做(HOW)-----采取措施、策略 

        达到既定目标必须采取什么手段,动员什么力量与资源,创造什么条件,排除什么困难等。要根据客观条件,统筹安排,将“怎么做”写得明确具体,切实可行。特别是针对工作总结中存在问题的分析,拟定解决问题的方法。 

    5、工作进度:什么时间做(WHEN)------完成期限。 

        制订计划须胸有全局,妥善安排,什么先干,什么后干,应合理安排。而在实施当中,又有轻重缓急之分,哪是重点,是通常,也应该明确。 

    6、工作环境:在哪儿做(WHERe)------基础设施

        完成任务所必须的场所、软硬件设备和通讯保障。

    四、工作规划的内容:

    

    五、制定工作规划的要求:

    1、工作规划不是写出来的,而是做出来的。 

    2、计划的内容远比形式来的重要。要拒绝华丽的词藻,描述实实在在的内容。 

    3、工作规划要求简明扼要、具体明确,用词造句必须准确,不能含糊。简单、清楚、可 操作是工作规划要达到的基本要求。 

    六、工作规划的SMART原则:

    S(Specific):具体的,这个目标是否明确了最终完成的是什么? 

    M(Measurable):可考核的,怎样衡量其工作结果? 

    A(Attainable):具有一定挑战性的,而又能够实现的。 

    R(Relevant):具有关联性。各分目标要围绕总目标而定。计划必须是能够实现的。 

    T(Time base):时间性。该项工作应该在什么时间完成。并应充分考虑可能的转变。

    好了,制作计划的方法就先介绍这么多。 1年之计在于春,赶紧拿起笔来,作出一份助你成功的计划吧。

结束语:

 

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